Chaves Primárias Unívocas, Reuso de Documentos (por exemplo, de identificação) no Estado Brasileiro: contribuições da CCDA e do RDC-Arq para a desburocratização (Lei 13.726/2018)
Título:
Chaves Primárias Unívocas, Reuso de Documentos (por exemplo, de identificação) no Estado Brasileiro: contribuições da CCDA e do RDC-Arq para a desburocratização (Lei 13.726/2018)
Autor: Prof. Dr. Daniel Flores
Grupo de Pesquisa CNPq UFF GED/A – Gestão Eletrônica de Documentos Arquivísticos
Universidade Federal Fluminense (UFF)
Data de publicação: 15 de outubro de 2020
1 Introdução
A transformação digital da administração pública brasileira exige não apenas a digitalização de documentos, mas uma reorganização estrutural da forma como o Estado produz, identifica, gerencia, preserva e reutiliza documentos arquivísticos digitais. Nesse cenário, sistemas arquivísticos digitais, como os SIGADs (Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos) e os ambientes de preservação baseados em RDC-Arq (Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis), assumem papel fundamental para garantir autenticidade, integridade, confiabilidade e acesso contínuo aos documentos digitais.
Entretanto, um dos problemas ainda recorrentes na administração pública brasileira é a exigência reiterada de documentos que o próprio Estado já possui em suas bases informacionais. Cidadãos frequentemente são solicitados a apresentar repetidamente documentos como RG, CPF, título de eleitor, certificado de reservista ou certidão de nascimento, mesmo quando esses documentos já foram apresentados anteriormente em outros processos administrativos.
Uma abordagem arquitetural que pode contribuir significativamente para superar essa prática é a utilização de chaves primárias unívocas persistentes para documentos arquivísticos digitais, vinculadas à classificação arquivística e integradas aos sistemas de gestão documental. Essa abordagem está alinhada tanto com princípios arquivísticos quanto com diretrizes legais estabelecidas pela Lei nº 13.726/2018, conhecida como Lei de Desburocratização.
2 Identificação unívoca de documentos em sistemas arquivísticos digitais
Em ambientes digitais, a identificação inequívoca de entidades informacionais é realizada por meio de identificadores únicos persistentes, frequentemente implementados como chaves primárias unívocas em bases de dados.
No contexto arquivístico, essa chave deve identificar o documento arquivístico como entidade única, independentemente do processo administrativo, dossiê ou série documental em que esteja inserido.
Essa identificação pode ser estruturada combinando:
código de classificação arquivística
tipo documental
identificador sequencial persistente
controle de versões
A classificação arquivística pode ser derivada de instrumentos como o Plano de Classificação de Documentos (ou CCD) utilizado na administração pública federal (ARQUIVO NACIONAL, 2001).
Exemplo de estrutura documental:
| Documento | Tipo documental | Identificador |
|---|---|---|
| RG | Documento de identificação civil | DOC-000001 |
| CPF | Cadastro fiscal do cidadão | DOC-000002 |
| Título de Eleitor | Documento de registro eleitoral | DOC-000003 |
| Certificado de Reservista | Documento militar | DOC-000004 |
| Certidão de nascimento | Documento de registro civil | DOC-000005 |
Esses identificadores tornam possível registrar o documento uma única vez no ambiente arquivístico digital e posteriormente referenciá-lo em diferentes processos administrativos, evitando redundância documental.
3 Reuso documental e simplificação administrativa
Um dos grandes potenciais da gestão arquivística digital é permitir o reuso seguro de documentos arquivísticos dentro da própria administração pública.
Documentos de identificação pessoal são exemplos paradigmáticos desse cenário. Entre os mais frequentemente solicitados pelos órgãos públicos estão:
Registro Geral (RG)
Cadastro de Pessoa Física (CPF)
Título de eleitor
Certificado de reservista
Certidão de nascimento
Em muitos casos, esses documentos são solicitados repetidamente em diferentes procedimentos administrativos, tais como:
posse em cargo público
matrícula em instituições educacionais
processos previdenciários
concessão de benefícios sociais
abertura de processos administrativos
Contudo, se esses documentos já foram apresentados anteriormente pelo cidadão e foram devidamente registrados em um SIGAD ou em um sistema de GestãoDoc, torna-se plenamente possível reutilizá-los por meio da referência ao seu identificador arquivístico persistente.
Nesse modelo, o documento não precisa ser reapresentado nem duplicado. Ele é simplesmente referenciado pelo seu identificador arquivístico unívoco, mantendo sua identidade e integridade.
Essa lógica está diretamente relacionada à racionalização administrativa prevista na legislação brasileira.
4 A Lei de Desburocratização e o compartilhamento de documentos
A Lei nº 13.726, de 8 de outubro de 2018, estabelece princípios importantes para simplificação de procedimentos administrativos e redução da burocracia na relação entre Estado e cidadão.
Entre suas diretrizes, a legislação estabelece que a administração pública deve evitar exigir documentos que já estejam disponíveis em suas bases de dados.
Conforme dispõe a lei:
“Os órgãos e entidades do poder público devem atuar para compartilhar informações e documentos entre si, evitando a exigência de apresentação de documentos que já constem em bases de dados da administração pública.”
(BRASIL, 2018).
Isso significa que a responsabilidade pela obtenção de documentos já existentes passa a ser do próprio Estado, e não mais do cidadão.
A adoção de identificadores arquivísticos persistentes associados a documentos arquivísticos digitais facilita significativamente a operacionalização dessa diretriz legal, pois permite localizar e reutilizar documentos já existentes nos sistemas governamentais.
5 Versionamento documental e atualização de documentos
Um ponto importante nesse modelo é a gestão de atualizações documentais, especialmente em casos como certidões de nascimento.
Alguns procedimentos administrativos exigem uma certidão atualizada, emitida recentemente pelo cartório. Nesse caso, não se trata necessariamente de um documento completamente distinto, mas sim de uma nova versão do mesmo documento arquivístico, com dados atualizados ou nova emissão.
Em ambientes de gestão arquivística digital, a solução adequada é o controle de versionamento documental.
Assim:
o documento mantém a mesma chave primária unívoca
cada nova emissão gera uma nova versão do documento
o histórico documental permanece preservado
Exemplo:
| Identificador | Documento | Versão | Data |
|---|---|---|---|
| DOC-000005 | Certidão de nascimento | v1 | 2015 |
| DOC-000005 | Certidão de nascimento | v2 | 2020 |
Nesse cenário, a nova versão não substitui completamente a anterior do ponto de vista arquivístico. Ambas permanecem registradas, respeitando os prazos definidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTD).
Assim, uma versão somente poderá ser eliminada quando efetivamente se esgotarem os prazos de guarda definidos na TTD. Esse procedimento garante:
rastreabilidade documental
preservação do histórico informacional
integridade da cadeia de custódia digital
6 SIGAD, GestãoDoc e os modelos normativos
No Brasil, a gestão arquivística de documentos digitais é orientada principalmente pelo e-ARQ Brasil, modelo de requisitos desenvolvido pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
O SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos) é definido no e-ARQ Brasil como um sistema capaz de:
capturar, registrar, classificar, tramitar, controlar temporalidade, preservar e dar acesso aos documentos arquivísticos digitais, garantindo sua autenticidade, confiabilidade e integridade ao longo do tempo (CONARQ, 2011).
No âmbito do Poder Judiciário, foi desenvolvido o MoReq-Jus, modelo que orienta sistemas de gestão documental conhecidos frequentemente como GestãoDoc.
Esses sistemas são, em essência, Sistemas de Gestão de Documentos Arquivísticos (SGDA), conceito alinhado à ISO 15489, norma internacional que estabelece princípios e requisitos para a gestão de documentos.
Segundo a ISO 15489, a gestão de documentos deve garantir que os documentos arquivísticos:
sejam criados e capturados adequadamente
permaneçam acessíveis e utilizáveis
mantenham sua autenticidade e confiabilidade
sejam preservados conforme políticas institucionais
Nesse contexto, o uso de identificadores persistentes e controle de versionamento documental constitui uma prática compatível tanto com o e-ARQ Brasil, quanto com o MoReq-Jus e com os princípios da ISO 15489.
7 Cadeia de Custódia Digital Arquivística (CCDA)
No contexto da Cadeia de Custódia Digital Arquivística (CCDA), a atribuição de chaves primárias unívocas persistentes aos documentos arquivísticos digitais assume papel fundamental para a manutenção da autenticidade ao longo de todo o seu ciclo de vida. A CCDA refere-se ao conjunto de procedimentos, controles e registros que asseguram a continuidade da custódia documental desde sua produção ou recebimento até sua preservação permanente em ambientes confiáveis, como os Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arq).
A declaração dessas chaves primárias unívocas, vinculadas aos metadados arquivísticos e associadas ao tipo documental e à classificação arquivística, contribui diretamente para a manutenção da identidade do documento arquivístico digital. Ao registrar documentos como RG, CPF, título de eleitor, certificado de reservista ou certidão de nascimento com identificadores persistentes, torna-se possível assegurar que esses documentos, mesmo quando reutilizados em diferentes processos administrativos, mantenham sua referência original, preservando sua proveniência e contexto arquivístico.
Além disso, o controle de versões vinculado ao mesmo identificador primário permite registrar de forma transparente novas emissões ou atualizações documentais, preservando a trajetória documental ao longo da cadeia de custódia digital.
8 Considerações finais
A implementação de chaves primárias unívocas persistentes para documentos arquivísticos digitais, associadas à classificação arquivística e integradas a SIGADs, GestãoDoc e RDC-Arq, representa um avanço significativo para a modernização da administração pública brasileira.
Essa abordagem permite:
reduzir a duplicação documental
viabilizar o reuso seguro de documentos
fortalecer a cadeia de custódia digital
garantir autenticidade e integridade documental
cumprir as diretrizes da Lei de Desburocratização (Lei 13.726/2018)
Mais do que uma solução tecnológica, trata-se de uma aplicação concreta dos princípios arquivísticos na arquitetura dos sistemas informacionais do Estado, contribuindo para uma administração pública mais eficiente, interoperável e centrada no cidadão.
Referências
ARQUIVO NACIONAL. Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.
BRASIL. Lei nº 13.726, de 8 de outubro de 2018. Racionaliza atos e procedimentos administrativos e institui o Selo de Desburocratização e Simplificação.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ). e-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Diretrizes para implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arq). Rio de Janeiro.
ISO. ISO 15489-1: Information and documentation — Records management. Geneva: International Organization for Standardization, 2016.
RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos. Rio de Janeiro: FGV, 2013.
DURANTI, Luciana. Diplomatics: new uses for an old science. Lanham: Scarecrow Press, 1998.
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