Discutindo a Unidade de Arquivamento como recurso tecnológico para os SIGADs/SGDA à luz da Arquivologia
Discutindo a Unidade de Arquivamento como recurso tecnológico para os SIGADs/SGDA à luz da Arquivologia
Prof. Daniel Flores/UFF
Universidade Federal Fluminense (Grupo de Pesquisa CNPq UFF Ged/A) - 2023
Resumo
Este artigo discute a evolução conceitual e a transposição operativa da Unidade de Arquivamento para o domínio dos Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD/SGDA/ECM). A partir de revisão comparativa das versões 1.0 e 2.0 do e-ARQ Brasil, do Modelo de Entidades e Relacionamentos (MER) associado, do glossário da CTDE/CONARQ e de normas internacionais (ISAD(G)), analisam-se tensões entre a definição arquivística clássica e a apropriação tecnológica do termo — especialmente nas funções de agregação lógica, recolhimento/transferência (SIP/AIP) e tiering de armazenamento (cold storage). O artigo sustenta que a unidade, embora nascida na prática analógica, transformou-se em artefato arquitetural que atravessa planos de classificação, arranjo e infraestrutura, exigindo políticas explícitas de preservação, rastreabilidade e separação entre classificação funcional e decisões de infraestrutura. Palavras-chave: Unidade de Arquivamento; e-ARQ Brasil; SIGAD; MER; SIP; OAIS; preservação digital; tiering.
Abstract
This paper discusses the conceptual evolution and operational transposition of Unidade de Arquivamento (Archival Unit) into the domain of Computerized Archival Management Systems (SIGAD/SGDA/ECM). Through a comparative review of e-ARQ Brazil versions 1.0 and 2.0, the MER model, CTDE/CONARQ glossary, and international standards (ISAD(G)), the study analyzes tensions between the classical archival definition and the technological appropriation of the term—especially regarding logical aggregation, transfer/ingest (SIP/AIP) and storage tiering (cold storage). The article argues that the archival unit, although originating in analog practice, has become an architectural artifact that spans classification, arrangement and infrastructure, requiring explicit preservation policies, traceability and separation between functional classification and infrastructural decisions. Keywords: Archival Unit; e-ARQ Brazil; SIGAD; MER; SIP; OAIS; digital preservation; tiering.
1. Introdução
A Unidade de Arquivamento é um conceito tradicional da arquivística que, historicamente, referia-se a porções tratáveis do acervo físico (caixas, maços, processos, dossiês). Com a digitalização e a adoção de SIGADs/SGDAs/ECMs, o termo foi reutilizado para resolver problemas práticos de modelagem e operação em ambiente digital. Este trabalho resulta das discussões do Seminário de Pesquisa do Grupo CNPq UFF GED/A (Agosto/2023) e tem por objetivo avaliar criticamente como a unidade foi reinterpretada nas normas brasileiras (e-ARQ v1.0 → v2.0, MER, glossários CTDE/CONARQ) e quais implicações isso traz para arquitetura de sistemas, políticas de preservação e gestão por processos.
2. Método — busca e procedimentos de verificação
Realizou-se busca documental em fontes primárias: e-ARQ Brasil v1.0 (2011) e v2.0 (Resolução CONARQ nº 50/2022) e seus anexos (MER), Glossário da CTDE (versão 8.0/2020) e ISAD(G) (2ª ed.). Complementaram a revisão textos teóricos clássicos sobre arranjo e vínculo arquivístico (T. R. Schellenberg; Luciana Duranti) e literatura sobre preservação digital/OAIS. As definições e trechos citados foram verificados diretamente nas fontes citadas a seguir. Para conferir a transposição tecnológica foram consultados o MER do e-ARQ e documentos técnicos associados. (Fontes primárias consultadas: e-ARQ v1.0; e-ARQ v2.0; MER; Glossário CTDE/CONARQ; ISAD(G)). (arquivogeral.ufcg.edu.br)
3. Evolução definicional: e-ARQ v1.0 ↔ e-ARQ v2.0 ↔ Glossário CTDE/CONARQ
3.1. e-ARQ Brasil v1.0 (2011) — definição e efeito no MER
Na sua versão de 2011 (v.1.0), o e-ARQ Brasil consolidou a Unidade de Arquivamento como objeto operacional do SIGAD, com formulações que vinculavam a unidade a volumes e a condições de armazenamento físico, descrevendo-a como “unidade que armazena documentos arquivísticos” e estabelecendo a necessidade de identificar volumes e posições. O documento de orientação técnica que acompanha o MER explicita limites e relações entre unidade, volume e classes do plano de classificação. (arquivogeral.ufcg.edu.br)
3.2. e-ARQ Brasil v2.0 (2022) — deslocamento terminológico e ampliação conceitual
A versão 2.0 (Resolução CONARQ nº 50/2022) amplia a abordagem, reforçando que o MER é um modelo conceitual que orienta a estruturação de um SIGAD e enfatizando elementos como organicidade, proveniência e unicidade do documento no conjunto, além de tratar a unidade de forma compatível com descrições multinível e com requisitos de preservação digital. A v.2.0 adota terminologia mais cuidadosa sobre relação orgânica/relação de proveniência e reforça a necessidade de metadados técnicos e administrativos para suportar a unidade no ambiente digital. (Serviços e Informações do Brasil)
3.3. Glossário CTDE/CONARQ (2020) — vocabulário e compatibilização
O Glossário da CTDE (v.8.0/2020) funciona como instrumento lexical que orienta o uso de termos como “unidade de arquivamento”, “unidade de descrição” e “unidade documental”, explicando distinções úteis para evitar sobreposição terminológica nas implementações de SIGAD. O glossário reforça que unidade é termo funcional e que sua operacionalização depende do nível de descrição adotado pelo sistema. (Serviços e Informações do Brasil)
Comentário comparativo: enquanto a v.1.0 do e-ARQ expressava a unidade com foco mais operacional (volumes/posições), a v.2.0 desloca parte do foco para a necessidade de metadados e modelagem conceitual compatível com preservação digital e descrição multinível, aproximando o conceito de uma entidade lógica no MER, sem desconsiderar as raízes arquivísticas.
4. Fundamentação teórica: por que agrupamos documentos?
A ideia de agrupar documentos está associada a princípios arquivísticos clássicos: proveniência, ordem original e vínculo arquivístico. T. R. Schellenberg argumentou sobre a função do arranjo e da apreciação documental enquanto Luciana Duranti desenvolveu o conceito de archival bond — vínculo que legitima a agregação de documentos como um todo probatório e contextual. Em ambiente digital, o Records Continuum (Frank Upward) reforça a necessidade de descrição multinível e de agregações lógicas que acompanhem o ciclo contínuo dos registros. Essas bases teóricas justificam que a unidade seja tratada como agregação lógica no SIGAD, sempre com salvaguarda da proveniência e da rastreabilidade. (assets.pubpub.org)
5. Unidade de Arquivamento como entidade tecnológica: MER, SIGAD e pacotes OAIS
5.1. MER e modelagem conceitual
O Modelo de Entidades e Relacionamentos (MER) elaborando a partir do e-ARQ define a unidade de arquivamento como entidade do diagrama conceitual, com atributos mínimos (identificador persistente, título, datas, volumetria, classificação, proveniência, restrições de acesso) e relacionamentos com documentos-item, volumes e planos de classificação. A materialização dessa entidade em bancos de dados relacionais transforma a unidade em objeto manipulável por queries, workflows e políticas automáticas. (Serviços e Informações do Brasil)
5.2. SIP/AIP e recolhimento (OAIS)
No campo da preservação digital, o modelo OAIS (ISO 14721) apresenta o Submission Information Package (SIP) e o Archival Information Package (AIP) como pacotes de transferência/ingestão. Um SIGAD pode — e muitas vezes deve — produzir pacotes SIP que correspondem a conjuntos de documentos juntos por critério procedimental (por ex., um processo finalizado) para ingestão em repositório arquivístico. A analogia entre unidade de arquivamento (agregação lógica) e SIP/AIP é pertinente: ambos são contêineres que preservam conteúdo e representação (metadados) para fins de custódia e acesso. (dpconline.org)
5.3. Unidade como critério de tiering (storage) e recolhimento físico/digital
Considerando práticas de storage tiering (hot/warm/cold, S3 Glacier, fitas LTO), a unidade pode ser usada como container lógico para movimentação por camadas: mover unidades com baixa frequência de acesso para cold storage, mantendo metadados ativos para rastreabilidade. Entretanto, essa operação exige que o SIGAD mantenha a distinção entre prazo de guarda/retention e camada de armazenamento (decisão tecnológica), bem como mecanismos de verificação de integridade (checksums), replicação e registros de evento de migração para preservar autenticidade. (Ver discussão sobre retenção x infraestrutura abaixo.)
6. Problemas práticos e tensões epistemológicas
6.1. Ambiguidade terminológica e risco de substituição da classificação
A reutilização do termo pode levar a confusão entre classe do PCD/CCD (instrumento classificatório) e unidade de arquivamento (instância/entidade). Implementações que tratem a unidade como substituta da classe ou que a utilizem para estabelecer retenções sem conservar a classificação individual de documentos incorrem em risco de perda de precisão jurídica e administrativa. As versões do e-ARQ e o Glossário da CTDE enfatizam a necessidade de distinção conceitual e documentação do mapeamento entre eixos. (Serviços e Informações do Brasil)
6.2. Granularidade e desempenho
Decidir a granularidade (folha, documento, processo, dossiê) tem impacto direto no desempenho do sistema, no custo de armazenamento e nas políticas de preservação. Sistemas devem permitir descrição multinível e vinculação pai/filho conforme preconizado pelo ISAD(G). (ICA)
6.3. Agregações transversais (documentos de classes distintas)
Conforme demonstrado nas discussões do seminário, unidades podem (e frequentemente devem) agregar documentos de classes distintas quando o critério for procedimental, probatório ou por sujeito. O SIGAD precisa suportar regras de retenção por documento individual e por unidade, com políticas claras de conflito (por exemplo, prevalência do prazo mais longo, ou regra explícita de extração). A documentação do MER e do e-ARQ recomenda campos de retenção por instância e por item. (Serviços e Informações do Brasil)
7. Proposta prática para modelagem e governança (síntese para SIGADs/SGDA)
A partir das análises, recomenda-se o conjunto mínimo de decisões e atributos para tratar a unidade de arquivamento em SIGAD:
Definição institucional da unidade: protocolo interno que explicite se unidade = processo/dossiê/caixa/pack (SIP) e critérios de agregação.
Identificador persistente (UUID/URI) para cada unidade.
Metadados mínimos (obrigatórios): título; produtor; data início/fim; nível de arranjo; código PCD vinculado; extensão física/digital (páginas/bytes/metros lineares); regras de retenção; estado de preservação; histórico de eventos (ingestão, recolhimento, migração). (Conforme MER e e-ARQ). (Serviços e Informações do Brasil)
Suporte à descrição multinível (pai/filho), interoperabilidade com modelos ISAD(G) e exportação/importação em formatos compatíveis (METS, PREMIS, BagIt para SIPs).
Políticas de tiering documentadas: critérios arquivísticos que autorizam mover unidade para cold storage (ex.: ausência de acesso por X anos + avaliação arquivística + não-sigilo). Distinção clara entre decisão de retenção e decisão de armazenamento.
Auditoria e integridade: registros de evento, checksums, replicação e testes periódicos de migração.
Mecanismos de resolução de conflito de retenção: algoritmo institucional (prevalência do maior prazo, isolamento de itens com retenção distinta, ou extração e re-indexação).
8. Discussão: deslocamento epistemológico e futuro da unidade
A transformação da Unidade de Arquivamento em recurso tecnológico representa um deslocamento epistemológico: de conceito de arranjo e custódia em suporte físico para entidade arquitetural em sistemas de informação. Tal deslocamento é produtivo — permite automação, integridade e integração com preservação digital — mas exige cuidado para não perder fundamentos arquivísticos (proveniência, vínculo, autenticidade). Em suma, a unidade sobreviveu por utilidade, mas precisa ser redefinida institucionalmente como agregação lógica com responsabilidades arquivísticas explícitas.
9. Conclusões
A Unidade de Arquivamento, nascida da prática analógica, foi apropriada como recurso tecnológico para SIGADs/SGDA e passa a ser tratada como entidade lógica no MER e em implementações. (Ver comparativo e-ARQ v1.0 ↔ v2.0 e MER). (arquivogeral.ufcg.edu.br)
A literatura arquivística clássica (T. R. Schellenberg; Luciana Duranti) justifica a agregação por vínculos probatórios, o que legitima o uso de unidades mesmo quando estas agrupam documentos de classes distintas. (assets.pubpub.org)
A analogia entre unidade e pacotes OAIS (SIP/AIP) é útil para pensar recolhimento, ingestão e preservação, e permite integração técnica entre SIGADs/ECMs e repositórios arquivísticos. (dpconline.org)
Recomenda-se que a instituição documente claramente a definição institucional de unidade, políticas de retenção e critérios de tiering, e implemente controles de integridade e auditoria.
10. Agradecimentos
Agradeço às discussões do Seminário de Pesquisa do Grupo CNPq UFF GED/A (Agosto/2023), que geraram as provocações e exemplos que nutriram este texto.
Referências
Documentos e normas consultadas (fontes primárias)
ARQUIVO NACIONAL; CÂMARA TÉCNICA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS (CTDE). e-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. Versão 1.0. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. Disponível em: https://arquivogeral.ufcg.edu.br/arquivos/e-arq-brasil-2011-corrigido.pdf. Acesso em: 25 fev. 2023. (arquivogeral.ufcg.edu.br)
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ). Resolução CONARQ nº 50, de 06 de maio de 2022. Dispõe sobre o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos — e-ARQ Brasil, Versão 2. Diário Oficial da União, 2022. Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/legislacao-arquivistica/resolucoes-do-conarq/resolucao-no-50-de-06-de-maio-de-2022. Acesso em: 25 fev. 2023. (Serviços e Informações do Brasil)
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ). e-ARQ Brasil — Versão 2.0. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2022. Disponível em: https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/publicacoes/e-arq-brasil_v2.pdf. Acesso em: 25 fev. 2023. (Serviços e Informações do Brasil)
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ) — CÂMARA TÉCNICA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS (CTDE). Glossário — Documentos Arquivísticos Digitais (versão 8.0). Rio de Janeiro: CTDE/CONARQ, 2020. Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/assuntos/camaras-tecnicas-setoriais-inativas/camara-tecnica-de-documentos-eletronicos-ctde/glosctde_2020_08_07.pdf. Acesso em: 25 fev. 2023. (Serviços e Informações do Brasil)
CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS (ICA). ISAD(G): Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística. 2. ed. [S.l.]: ICA, 2001. Disponível em: https://www.ica.org/app/uploads/2024/01/CBPS_2000_Guidelines_ISADG_Second-edition_PT.pdf. Acesso em: 25 fev. 2023. (ICA)
Teoria e literatura de apoio
SCHELLENBERG, T. R. The Appraisal of Modern Public Records. Washington: National Archives, 1956. Disponível em: https://assets.pubpub.org/7uudl1on/5_Schellenberg-1984-31706213865109.pdf. Acesso em: 25 fev. 2023. (assets.pubpub.org)
DURANTI, L. The Archival Bond. [S.l.]: [s.n.], 1998 (ou data do texto). Disponível em: https://www.researchgate.net/profile/Luciana-Duranti/publication/226554280_The_Archival_Bond/links/5494bde10cf2ec1337581b73/The-Archival-Bond.pdf. Acesso em: 25 fev. 2023. (ResearchGate)
OPEN ARCHIVAL INFORMATION SYSTEM (OAIS). Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) — ISO 14721. Consultas e guias: Digital Preservation Coalition / DPC. Disponível em: https://www.dpconline.org/docs/technology-watch-reports/1359-dpctw14-02/file. Acesso em: 25 fev. 2023. (dpconline.org)
Documentos técnicos sobre MER e análise do e-ARQ
CONARQ — CTDE. Orientação Técnica n.º 2 — Modelo de Entidades e Relacionamentos do e-ARQ Brasil. Rio de Janeiro, jun. 2011. Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/assuntos/camaras-tecnicas-setoriais-inativas/camara-tecnica-de-documentos-eletronicos-ctde/Orientacao_tecnica_2.pdf. Acesso em: 25 fev. 2023. (Serviços e Informações do Brasil)
Artigos de síntese e revisão
SILVA, M. A revisão dos requisitos e metadados do e-ARQ Brasil (análise/nota técnica). Revista ARQSP, 2022. Disponível em: https://revista.arqsp.org.br/index.php/revista-da-associacao-de-arquivi/article/download/23/22/118. Acesso em: 25 fev. 2023. (revista.arqsp.org.br)
Comentários
Postar um comentário
Comente aqui, por favor .....