Servidores participam de capacitação para gestão de arquivos e preservação da memória institucional

Grupo formado por arquivistas, bibliotecários, profissionais de TI e Comunicação assistiu a palestra com especialistas em documentação, na Reitoria.

Servidores do Instituto Federal do Espírito Santo (Ifes) que trabalham como arquivistas, bibliotecários, profissionais de TI, Comunicação e Comitê Gestor de Segurança da Informação tiveram a oportunidade de participar de uma palestra, no dia 15 de junho, sobre a importância e o lugar da memória e da informação dentro das instituições públicas. A palestra aconteceu no miniauditório da Reitoria e foi ministrada por Daniel Flores, doutor em documentação.

A temática documental foi trazida para o debate com o intuito de salientar a importância da preservação do patrimônio público e o direito de acesso às informações públicas, garantida pela lei nº12.527 de Acesso à Informação, que regulamenta o direito constitucional de acesso e, consequentemente, demanda a gestão desses itens dentro de uma cadeia de custódia, para que seja garantida a autenticidade desse patrimônio.

Para Daniel, tratar desse assunto é estar preparado para evitar problemas futuros. “Temos que nos preocupar com a preservação do patrimônio, a questão do acesso é um direito que pode vir a ser cobrado e resultar em problemas sérios. Eliminar documentos institucionais é crime. Esse trabalho de gestão precisa ser debatido e tratado desde a gênese desse material, por isso a conscientização e o treinamento dos servidores é tão importante”, alertou.

Ele ainda ressaltou a diferença de lidar com arquivos analógicos e digitais e a necessidade de investir no gerenciamento desse processo. “O material analógico tem recuperação implícita no suporte. Já o digital, se você não tiver controle arquivístico desde a gênese, você perde o controle da autenticidade”, apontou.

O caminho para tratar da gestão de documentos adequadamente, na sua opinião, passa pela formação de uma estrutura voltada para isso. “Além da formação de uma comissão, esse processo tem que ser coordenado com todos os setores e a solução discutida institucionalmente. Não adianta ser responsabilidade de apenas um setor.”

Além da discussão sobre a preservação e acesso, os servidores também participaram de uma capacitação nos dias 16 e 17, sobre a descrição, difusão e acesso ao acervo documental a partir de programas como “AtoM (ICA-AtoM)” e Archivematica. O trabalho de gestão documental demanda a ajuda desses softwares livres, que funcionam como mecanismos de reposição e acesso dentro de uma cadeia de proteção que garante a legitimidade desses itens. São eles os responsáveis pela padronização, segurança, autenticidade e rastreabilidade desse material.

A capacitação foi ministrada pelo professor Sérgio Rodrigues. Tanto ele quanto Daniel Flores integram o Grupo de Gestão Eletrônica de Documentos Arquivísticos (Ged-A), que reúne especialistas de alto nível que desenvolvem pesquisas em Gestão Arquivística de Documentos e Preservação Digital.