SIGAD de Negócio: quando o Sistema de Negócio que produz documentos de arquivo implementa internamente os requisitos de um SIGAD, do e-ARQ Brasil

A evolução da administração pública e privada no cenário da transformação digital impõe desafios sem precedentes à manutenção da memória e da prova documental. Tradicionalmente, sistemas de negócio eram vistos apenas sob o prisma da eficiência operacional, enquanto a gestão de documentos era relegada a uma etapa posterior ou externa. Contudo, a publicação da Orientação Técnica nº 03 do Conarq (2015) e a maturidade do e-ARQ Brasil (2022) em sua segunda versão, permitem a proposição de um novo conceito: o SIGAD de Negócio. Este post de blog, em formato de ensaio científico, debate a transição dos sistemas de informação de simples repositórios de dados para sistemas híbridos capazes de garantir a custódia digital e a autenticidade desde a gênese documental.

1. Definição e Ontologia do SIGAD de Negócio

O SIGAD de Negócio não é apenas um software, mas uma arquitetura sistêmica onde "o sistema de negócio incorpora as funcionalidades de um SIGAD". Segundo o e-ARQ Brasil, um sistema de negócio é projetado para apoiar processos específicos — como recursos humanos, finanças ou prontuários — tradicionalmente mantendo registros em tabelas de banco de dados. A proposição aqui apresentada defende que, ao implementar internamente os requisitos arquivísticos, o sistema deixa de ser meramente transacional para se tornar um SIGAD de Negócio, onde a lógica do processo organizacional e a lógica arquivística coexistem de forma indissociável.

Diferente do cenário tradicional, onde o documento é exportado para um SIGAD centralizado, o SIGAD de Negócio materializa o conceito de "Arquivística by Design". Conforme estabelece a Orientação Técnica nº 03, quando documentos arquivísticos são produzidos dentro de um sistema de processo de negócio, este "deve incorporar as funcionalidades básicas de um SIGAD previstas no e-ARQ Brasil". Esta proposição conceitual vem sendo discutida no âmbito do nosso Grupo de Pesquisa CNPq UFF Ged/A, desde quando estava vinculado à UFSM, ou seja, desde 2015, quando da publicação da OT 03 do Conarq, com a nossa participação junto à Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, a CTDE do Conarq. 

2. O Cenário 3 da OT 03: A Base Normativa

O fundamento técnico para esta proposição encontra-se no Cenário 3 da Orientação Técnica nº 03/2015. Este cenário descreve um "sistema informatizado de processos de negócio no ambiente do produtor que incorpora as funcionalidades de um SIGAD e interopera com um RDC-Arq e/ou um sistema de storage".

Nesta configuração, ocorre uma ruptura com a separação rígida entre o operacional e o arquivístico. O debate conceitual reside no fato de que, em muitas instituições, o SIGAD centralizado não consegue capturar a complexidade e o contexto de sistemas finalísticos (como um sistema de gestão acadêmica ou hospitalar). Portanto, o caminho para a maturidade arquivística é a conversão do Sistema de Negócio em um SIGAD de Negócio, garantindo que a gestão ocorra no momento exato da produção documental. A proposição conceitual não está na OT 03 do Conarq, mas sim, fruto das nossas investigações no âmbito do Grupo CNPq. 

3. Implementação dos Requisitos do e-ARQ Brasil no SIGAD de Negócio

Para que um sistema de negócio seja legitimado como um SIGAD, ele deve cumprir requisitos funcionais e não funcionais rigorosos. A Parte II do e-ARQ Brasil elenca como imprescindíveis elementos que o SIGAD de Negócio deve internalizar:

• Captura e Registro: A captura consiste em declarar o documento como arquivístico no momento da transação, associando-o a metadados de contexto. O sistema deve atribuir um identificador único de forma automática.
• A Relação Orgânica: Este é o "elo que se materializa por meio do registro ou do plano de classificação", vinculando o documento à atividade que o gerou. O SIGAD de Negócio deve manter a relação orgânica entre os documentos de forma nativa no workflow.
• Classificação e Temporalidade: O sistema deve estar em conformidade com o plano de classificação da instituição e aplicar automaticamente a Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD). No SIGAD de Negócio, a temporalidade já é conhecida antes mesmo da produção do documento, na fase de desenho do processo.
• Segurança e Presunção de Autenticidade: Devem ser implementadas trilhas de auditoria que registrem toda e qualquer intervenção. Segundo o e-ARQ, a confiabilidade é garantida se os documentos forem produzidos no momento da ação por pessoas autorizadas.

4. O Papel do RDC-Arq na Arquitetura do SIGAD de Negócio

É fundamental destacar que o SIGAD de Negócio não substitui o Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq). Enquanto o SIGAD de Negócio realiza a gestão arquivística nas idades corrente e intermediária, o RDC-Arq é o ambiente especializado para a preservação de longo prazo.

É importante que documentos com temporalidade superior a cinco anos ou de valor permanente devam ser encaminhados a um RDC-Arq para prevenir a obsolescência tecnológica e a fragilidade dos suportes. Portanto, o SIGAD de Negócio deve possuir requisitos robustos de interoperabilidade para exportar documentos e metadados em pacotes de submissão (SIP) para o repositório confiável.

5. Discussão: Por que o conceito de "SIGAD de Negócio" é necessário?

A proposição conceitual do SIGAD de Negócio responde a uma falha crítica na governança digital: o vácuo arquivístico em sistemas legados. Historicamente, sistemas de negócio tratavam documentos como "meros dados operacionais", sem preocupação com a Cadeia de Custódia Digital Arquivística (CCDA).

Ao adotar o SIGAD de Negócio, a organização garante a Accountability de forma estratégica. Estes sistemas de negócio, que antes não eram "Arquivísticos", agora integram o catálogo de software arquivístico, com requisitos, com a CCDA e Preservação Digital Sistêmica. Conforme o e-ARQ Brasil, os documentos arquivísticos são fontes de prova e garantia de direitos. Quando a gestão é "intrínseca ao próprio processo de negócio", reduz-se drasticamente o risco de perda de contexto e manipulação indevida da prova documental. Trata-se, portanto, de elevar a Arquivologia de uma etapa periférica para um componente estrutural da transformação digital.

Conclusão

O SIGAD de Negócio representa o ápice da integração entre processos organizacionais e requisitos de gestão. Fundamentado no Cenário 3 da OT 03 do Conarq, ele elimina a necessidade de capturas manuais em sistemas externos, transformando o próprio ambiente de trabalho na fonte primária de documentos autênticos e preserváveis. Para instituições complexas como universidades e tribunais, a conversão de sistemas transacionais em SIGADs de Negócio não é apenas uma opção técnica, mas um imperativo para a preservação da memória institucional e o cumprimento da legislação arquivística brasileira.

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Referências 

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). e-ARQ Brasil: Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. 2. versão. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2022.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. Orientação Técnica nº 03: Cenários de uso de RDC-Arq em conjunto com o SIGAD. Rio de Janeiro: CONARQ, 2015.

FLORES, Daniel. SIGAD de Negócio, o 3º cenário da Orientação Técnica 03 do Conarq: quando o sistema de negócio incorpora os requisitos relativos ao seu processo de negócio. Blog Daniel Flores, 2016. Disponível em: [http://documentosdigitais.blogspot.com].

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Prof. Daniel Flores - Grupo de Pesquisa CNPq UFF Ged/A - Documentos Digitais