Configuración de los niveles de descripción en Archivematica para la transferencia de DIPs hacia AtoM
Configuración de los niveles de descripción en Archivematica para la transferencia de DIPs hacia AtoM
Uno de los recursos más relevantes de la pestaña Appraisal de Archivematica es la posibilidad de asignar niveles de descripción archivística a los directorios y objetos digitales antes de la creación del Submission Information Package (SIP). Aunque esta funcionalidad suele utilizarse únicamente como una herramienta de organización, en realidad constituye uno de los mecanismos que permiten preservar la estructura intelectual del fondo documental durante su transferencia hacia AtoM.
Desde la perspectiva de la Cadena de Custodia Digital Archivística (CCDA) y de la Preservación Digital Sistémica (PDS), la asignación de niveles de descripción no representa simplemente una organización jerárquica de carpetas. Se trata de una decisión archivística que permitirá mantener el contexto de producción, las relaciones jerárquicas y la representación multinivel de los documentos cuando el Dissemination Information Package (DIP) sea publicado en una Plataforma Archivística de Transparencia Activa acorde con el Modelo OAIS (ISO 14721 – RDC-Arq).
Primer paso: configurar correctamente AtoM
Antes de organizar cualquier SIP, es indispensable comprender que los niveles de descripción disponibles en Archivematica no son propios del sistema.
Archivematica obtiene esta información directamente desde AtoM mediante la opción:
Administration → Fetch levels of description
Al ejecutar esta sincronización, Archivematica consulta la configuración de AtoM e incorpora todos los niveles de descripción existentes en esa instalación.
Esto significa que cualquier nivel personalizado definido previamente en AtoM también estará disponible durante la organización del SIP.
Por ejemplo, además de los niveles tradicionales establecidos por la ISAD(G), una institución puede incorporar niveles específicos como:
Grupo;
Serie funcional;
Subserie funcional;
Tipo documental;
Expediente electrónico;
Expediente digital permanente;
Todos ellos pasarán a formar parte de la lista de niveles disponibles en Archivematica.
Por esta razón, la configuración de AtoM debe realizarse antes de comenzar cualquier proceso de ingestión, ya que la calidad de la estructura descriptiva que acompañará al DIP dependerá directamente de esa parametrización inicial.
En otras palabras,
Archivematica reproduce exactamente la estructura de niveles de descripción definida en AtoM.
Una implementación práctica de la descripción multinivel de la ISAD(G)
La asignación de niveles de descripción durante la organización del SIP constituye una implementación práctica del principio de descripción multinivel establecido por la ISAD(G).
Cada directorio o cada objeto digital puede recibir el nivel descriptivo que corresponda a su posición dentro de la estructura archivística.
Habitualmente se utilizan niveles como:
Fondo;
Sección;
Subsección;
Serie;
Subserie;
Expediente;
Unidad documental compuesta;
Unidad documental simple.
Durante la creación del SIP, Archivematica registra esta organización jerárquica dentro del archivo METS, mediante la logical structMap, que representa la estructura intelectual del conjunto documental.
Cuando posteriormente se genera un DIP y este es transferido a AtoM, dicha estructura es interpretada automáticamente, permitiendo la creación de los correspondientes objetos de descripción archivística y preservando las relaciones jerárquicas definidas durante el proceso de organización.
De este modo, la estructura descriptiva no necesita reconstruirse manualmente en AtoM, sino que es heredada desde Archivematica como parte del propio proceso de preservación.
¿Qué sucede si no se asignan niveles de descripción?
Cuando no se asignan niveles de descripción durante la organización del SIP, AtoM pierde la referencia jerárquica registrada en la logical structMap.
Como consecuencia, el DIP es importado de manera aplanada, haciendo que todos los objetos digitales dependan directamente de la descripción archivística seleccionada como destino.
Asimismo, cuando un objeto digital no posee un nivel descriptivo asignado, AtoM le atribuye automáticamente el nivel Unidad documental simple, dificultando la representación de estructuras archivísticas complejas y reduciendo la capacidad de expresar adecuadamente las relaciones entre fondos, series, expedientes y unidades documentales.
Por ello, la asignación de niveles descriptivos debe entenderse como una actividad archivística esencial y no como una simple tarea de organización técnica.
El nivel "Tipo documental": una propuesta para integrar el CCD y las TRD
Aunque la ISAD(G) no contempla Tipo documental como un nivel de descripción, nuestra propuesta consiste en incorporarlo como un nivel descriptivo personalizado dentro de AtoM.
Esta decisión responde a una necesidad funcional derivada de la integración entre los instrumentos archivísticos de gestión documental y las plataformas de preservación y acceso.
En esta propuesta, Tipo documental representa el último contenedor intelectual definido por el Cuadro de Clasificación Documental (CCD) antes de llegar a las Unidades documentales simples o Unidades documentales compuestas.
De esta manera, el código de clasificación documental puede asociarse directamente a este nivel y acompañar automáticamente al DIP generado por Archivematica.
Esta integración permite establecer una correspondencia explícita entre:
el Cuadro de Clasificación Documental (CCD);
las Tablas de Retención Documental (TRD);
la descripción archivística multinivel;
la preservación digital;
y las plataformas de acceso.
Mientras el CCD organiza intelectualmente la producción documental mediante clases y códigos de clasificación, las TRD determinan los plazos de conservación, la disposición final y las acciones archivísticas aplicables a cada serie o tipo documental.
En conjunto, ambos instrumentos proporcionan el contexto archivístico necesario para que la descripción, la preservación y el acceso representen fielmente la realidad documental de la institución.
La incorporación del nivel Tipo documental fortalece precisamente esa integración, convirtiéndose en el punto de encuentro entre la gestión documental y la descripción archivística dentro del entorno digital.
Archivematica como Repositorio Archivístico Digital Confiable (RADC)
Archivematica no debe entenderse únicamente como una aplicación para preservar archivos digitales.
Desde una perspectiva archivística, constituye el Repositorio Archivístico Digital Confiable (RADC) responsable de ejecutar las funciones de preservación previstas por el Modelo OAIS (ISO 14721).
Dentro de esta arquitectura, Archivematica recibe los Submission Information Packages (SIP), ejecuta los procesos de preservación digital, produce los Archival Information Packages (AIP) para su conservación a largo plazo y genera los Dissemination Information Packages (DIP) destinados a las plataformas de acceso.
En el modelo que proponemos para los RDC-Arq, Archivematica corresponde al segundo componente funcional del Modelo OAIS, dedicado a la preservación digital, mientras que AtoM desempeña el papel del tercer componente funcional, responsable del acceso, la difusión y la transparencia activa mediante plataformas archivísticas conformes con el Modelo OAIS.
Esta integración permite mantener una única representación intelectual del patrimonio documental durante todas las etapas de la Cadena de Custodia Digital Archivística (CCDA), evitando la pérdida de contexto entre la ingestión, la preservación y el acceso.
Flujo de trabajo recomendado
Para garantizar la interoperabilidad entre Archivematica y AtoM recomendamos seguir el siguiente procedimiento:
Configurar y personalizar los niveles de descripción en AtoM.
Ejecutar Fetch levels of description en Archivematica.
Organizar el SIP en Appraisal → Arrange.
Asignar los niveles descriptivos correspondientes a cada directorio u objeto digital.
Crear el SIP.
Ejecutar el proceso de preservación digital y generar el AIP.
Generar el DIP.
Transferir el DIP a AtoM.
Siguiendo este flujo, la estructura descriptiva registrada en la logical structMap del archivo METS será utilizada por AtoM para reconstruir automáticamente la jerarquía archivística, preservando el contexto documental durante todo el proceso.
Consideraciones finales
La configuración de los niveles de descripción constituye una decisión archivística estratégica que trasciende la parametrización técnica del software.
Cuando AtoM y Archivematica se configuran de manera integrada, los niveles de descripción dejan de ser simples etiquetas jerárquicas y pasan a convertirse en elementos de articulación entre la clasificación documental, la valoración documental, la descripción archivística, la preservación digital y el acceso permanente.
La incorporación del nivel Tipo documental, asociado directamente al Cuadro de Clasificación Documental (CCD) y complementado por las Tablas de Retención Documental (TRD), representa una propuesta de integración que fortalece la interoperabilidad entre los instrumentos archivísticos y las plataformas tecnológicas.
De esta forma, Archivematica y AtoM dejan de operar como aplicaciones independientes y se consolidan como componentes complementarios de una infraestructura archivística digital orientada a garantizar la autenticidad, la preservación a largo plazo y el acceso continuo a los documentos archivísticos digitales mediante Plataformas Archivísticas de Transparencia Activa acordes con el Modelo OAIS (ISO 14721 – RDC-Arq).
Autor
Prof. Dr. Daniel Flores
Profesor del Programa de Posgrado en Ciencia de la Información (PPGCI) de la Universidad Federal de Alagoas (UFAL).
Coordinador del Grupo de Investigación CNPq-UFAL PDS & Ged/A – Documentos Digitales: Transformación Digital de la Gestión Documental, Curaduría, Preservación, Acceso y Transparencia Activa en Cadena de Custodia Digital Archivística (CCDA).
Texto elaborado para el Curso de Archivematica – RDC-Arq, desarrollado por el Grupo de Investigación PDS & Ged/A como material de apoyo para la formación de archivistas, investigadores y profesionales en preservación digital sistémica, Repositorios Archivísticos Digitales Confiables (RADC) y Plataformas Archivísticas de Transparencia Activa conformes con el Modelo OAIS (ISO 14721).
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