Documento Arquivístico COM Dados e Documento Arquivístico EM Dados: uma proposta de ampliação conceitual para a Arquivologia na transformação digital

Reflexões decorrentes das discussões do Grupo de Pesquisa CNPq PDS & Ged/A – Transformação Digital da Gestão Documental, Curadoria, Preservação, Acesso e Transparência Ativa em Cadeia de Custódia Digital Arquivística (abril de 2026).

Introdução

Nos últimos anos, especialmente após a intensificação da transformação digital ocorrida durante a pandemia da COVID-19, tornou-se cada vez mais frequente a utilização de expressões como dados arquivísticos, informação arquivística, ativos informacionais arquivísticos, ativos digitais arquivísticos, entre outras terminologias que procuram explicar a nova realidade dos documentos produzidos em ambientes digitais.

Embora essas expressões procurem responder a problemas concretos enfrentados pelas instituições, entendemos que elas acabam produzindo uma consequência conceitual que merece reflexão.

Ao qualificar "dados" ou "informação" como arquivísticos, desloca-se, ainda que involuntariamente, a natureza arquivística do documento para seus componentes.

Essa mudança parece pequena.

Entretanto, ela altera profundamente a tradição epistemológica da Arquivologia.

Nossa compreensão, amadurecida nas discussões do Grupo PDS & Ged/A ao longo dos últimos meses, parte de um princípio relativamente simples.

A natureza arquivística continua pertencendo ao documento arquivístico.

Jamais aos dados.

Jamais à informação.

Os dados constituem componentes do documento.

A informação constitui um processo cognitivo decorrente da interpretação dos documentos.

O documento permanece sendo o objeto científico da Arquivologia.

Essa distinção parece elementar.

Mas ela permite reorganizar toda a discussão contemporânea sobre produção documental em ambientes digitais.

É justamente dessa reorganização que nasce a proposta aqui apresentada.

Ao invés de discutirmos "dados arquivísticos", passamos a discutir duas novas categorias documentais:

• Documento Arquivístico COM Dados;

• Documento Arquivístico EM Dados.

Não se trata de mera alteração terminológica.

Trata-se de reconhecer duas formas distintas de manifestação documental que passaram a coexistir na transformação digital contemporânea.

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O documento continua sendo o centro da Arquivologia

Desde os clássicos estudos diplomáticos até as contribuições contemporâneas de Luciana Duranti, Heather MacNeil, InterPARES, Bellotto, Rondinelli, Gava, Flores e tantos outros pesquisadores, permanece relativamente estável um princípio fundamental:

a Arquivologia estuda documentos.

Não estuda dados.

Não estuda informação.

Estuda documentos produzidos naturalmente no exercício das funções e atividades das instituições.

Naturalmente, documentos são constituídos por inúmeros componentes.

Possuem forma.

Possuem conteúdo.

Possuem contexto.

Possuem metadados.

Possuem relações.

Possuem vínculos funcionais.

Possuem autoria.

Possuem proveniência.

Possuem estrutura.

Possuem representação digital.

E, evidentemente, possuem dados.

Os dados sempre estiveram presentes nos documentos.

O que mudou foi sua proporção.

Durante séculos, os dados encontravam-se praticamente inseparáveis da manifestação documental.

Hoje, entretanto, observa-se um cenário completamente distinto.

Os dados passaram a possuir vida própria dentro dos sistemas digitais.

É exatamente nesse momento que surgem inúmeras interpretações sugerindo que os próprios dados seriam documentos ou que existiriam "dados arquivísticos".

Nossa posição é distinta.

Os dados não deixam de ser dados.

Continuam sendo componentes documentais.

O documento continua sendo documento.

O que muda é a forma pela qual esse documento passa a ser conformado.

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A transformação digital mudou a manifestação documental

A transformação digital alterou profundamente a forma de produção dos documentos.

Mas não alterou sua natureza arquivística.

Essa distinção é fundamental.

Durante décadas, a maior parte dos documentos digitais era produzida segundo uma lógica herdada do papel.

Criava-se um documento.

Editava-se.

Assinava-se.

Armazenava-se.

Mesmo quando produzido eletronicamente, o documento possuía uma manifestação relativamente estável.

Um ofício.

Um memorando.

Uma portaria.

Uma ata.

Um relatório.

Um parecer.

Uma certidão.

Uma fotografia.

Um vídeo.

Uma planilha.

A diplomática contemporânea adaptou-se relativamente bem a esse cenário.

Entretanto, a transformação digital compulsória acelerada pela pandemia modificou completamente esse panorama.

Milhões de registros administrativos passaram a ser produzidos diretamente em sistemas de negócio.

Sem que existisse, necessariamente, um documento posteriormente manifestado.

Essa mudança exige novas categorias de análise.

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Documento Arquivístico COM Dados

A primeira categoria permanece muito próxima da tradição arquivística.

Chamamos de Documento Arquivístico COM Dados aqueles documentos cuja manifestação diplomática permanece claramente identificável.

Existe documento.

Existe forma documental.

Existe espécie documental.

Existe tipologia documental.

Existe representação diplomática.

Existe forma fixa.

Existe conteúdo estável.

Existe variabilidade limitada.

O documento continua sendo reconhecido como documento.

O diferencial encontra-se na ampliação dos componentes que passam a integrá-lo.

Além do documento tradicional, passam a acompanhá-lo inúmeros objetos digitais produzidos no decorrer da atividade administrativa.

Esses componentes podem incluir:

• planilhas eletrônicas;

• datasets;

• bancos de dados auxiliares;

• arquivos CSV;

• arquivos XML;

• JSON;

• fotografias RAW;

• imagens NEF;

• modelos BIM;

• arquivos CAD;

• modelos tridimensionais;

• séries temporais de sensores;

• bases geoespaciais;

• conjuntos de treinamento para inteligência artificial;

• registros de telemetria;

• arquivos produzidos por equipamentos científicos.

Nenhum desses componentes substitui o documento.

Eles o integram.

Eles enriquecem seu contexto.

Eles ampliam sua capacidade probatória.

Eles registram aspectos que anteriormente simplesmente não existiam.

Nesse sentido, propomos compreender esses objetos como componentes digitais do documento arquivístico.

O documento permanece sendo diplomaticamente manifestado.

Os dados acompanham esse documento.

Por isso denominamos essa categoria Documento Arquivístico COM Dados.

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Documento Arquivístico EM Dados

Entretanto, existe uma segunda categoria muito mais disruptiva.

Nela, o documento não acompanha os dados.

O documento é conformado pelos próprios dados.

Essa talvez seja uma das maiores mudanças documentais desde o surgimento dos arquivos digitais.

Não existe mais um relatório.

Não existe mais um formulário.

Não existe mais uma ficha.

Não existe mais uma certidão produzida posteriormente.

O documento já nasce estruturado em dados.

Sua forma documental deixa de ser predominantemente visual.

Passa a ser lógica.

Passa a ser relacional.

Passa a ser computacional.

A diplomática continua existindo.

Mas ela deixa de estar organizada em páginas.

Passa a estar organizada por:

• entidades;

• atributos;

• relacionamentos;

• regras de negócio;

• eventos;

• estados;

• temporalidade;

• metadados;

• assinaturas digitais;

• registros de auditoria;

• proveniência computacional;

• vínculos contextuais.

Em outras palavras, a forma documental não desaparece.

Ela migra para estruturas de dados.

É exatamente nesse ponto que percebemos que o conceito tradicional de variabilidade limitada talvez não seja suficiente para explicar essas novas manifestações documentais.

Não se trata mais apenas de controlar pequenas alterações em um documento previamente estabilizado.

Trata-se de compreender documentos cuja própria manifestação ocorre continuamente em ambiente estruturado de dados, preservando sua autenticidade, sua confiabilidade e sua integridade por meio do contexto, das regras de negócio, das trilhas de auditoria, da preservação das versões e da manutenção da cadeia de custódia.

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A pandemia tornou essa realidade visível

Talvez o melhor exemplo tenha ocorrido durante a pandemia.

Os registros nacionais de vacinação passaram a existir prioritariamente em sistemas de informação.

Quando um cidadão recebia uma dose de vacina, o documento arquivístico não era o certificado em PDF emitido posteriormente.

Muito menos um relatório estatístico.

O documento era constituído pelos registros produzidos diretamente na base de dados.

O certificado era apenas uma manifestação possível daquele documento.

A mesma lógica aplica-se hoje aos prontuários eletrônicos, aos sistemas judiciais, aos registros tributários, aos sistemas bancários, aos registros acadêmicos, aos sistemas previdenciários, aos cadastros territoriais, aos sistemas de mobilidade urbana e às plataformas de cidades inteligentes.

Todos eles produzem documentos cuja manifestação ocorre diretamente em estruturas de dados.

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O exemplo do AtoM e uma possível evolução da descrição arquivística

Essa reflexão possui implicações diretas também para a descrição arquivística.

Hoje, a ISAD(G) estrutura a descrição multinível até o quinto nível, correspondente ao item documental.

Essa lógica foi concebida em um contexto em que o documento era entendido como uma unidade relativamente estável e diplomaticamente manifestada.

Entretanto, quando passamos a lidar com documentos arquivísticos COM Dados, emerge uma necessidade descritiva ainda não contemplada pela norma: a representação explícita dos componentes digitais que integram o documento, preservando suas relações orgânicas e funcionais.

Nesse cenário, propomos discutir, no âmbito das implementações tecnológicas, um sexto nível de descrição — Parte, destinado à representação dos componentes digitais constituintes do documento arquivístico.

Não se trata de criar um novo nível intelectual de arranjo, mas de oferecer uma camada tecnológica complementar que permita descrever, relacionar e preservar os diversos objetos digitais que compõem um mesmo documento.

Tomemos como exemplo um processo de licenciamento ambiental.

O documento principal pode ser um parecer técnico.

Associados a ele encontram-se uma planilha com medições, um banco de dados geoespacial, fotografias em formato RAW, imagens de satélite, arquivos produzidos por drones, modelos tridimensionais do terreno e um conjunto de séries temporais oriundas de sensores ambientais.

Todos esses objetos participam da constituição documental. Atualmente, muitos sistemas tratam esses arquivos apenas como anexos ou evidências complementares. Na perspectiva do Documento Arquivístico COM Dados, eles deixam de ser anexos periféricos para assumir a condição de componentes constitutivos da unidade documental.

Essa visão abre espaço para que plataformas como o AtoM evoluam tecnologicamente além dos limites estabelecidos pela ISAD(G), permitindo representar esses componentes em um nível específico de descrição — Parte — preservando suas relações, metadados e vínculos de proveniência sem romper a lógica multinível tradicional. Não se trata de substituir a ISAD(G), mas de estender suas possibilidades frente às novas realidades documentais digitais.

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Considerações finais

A transformação digital não retirou o documento do centro da Arquivologia.

Ela apenas tornou sua manifestação mais complexa.

Ao propormos as categorias Documento Arquivístico COM Dados e Documento Arquivístico EM Dados, pretendemos justamente preservar esse núcleo epistemológico, evitando deslocar a natureza arquivística para conceitos que, embora fundamentais, continuam desempenhando papéis distintos.

Os dados permanecem essenciais.

São componentes da gênese documental.

Contribuem para a autenticidade, a confiabilidade, a integridade e a preservação.

Podem inclusive constituir a própria forma documental em determinados contextos.

Mas continuam sendo componentes do documento.

É o documento que permanece arquivístico.

Essa distinção, aparentemente simples, pode representar um importante passo para reorganizar conceitualmente a Arquivologia diante da transformação digital, oferecendo novas bases para o estudo da diplomática contemporânea, da preservação digital sistêmica, da cadeia de custódia digital arquivística e dos ecossistemas arquivísticos digitais que caracterizam as organizações do século XXI.

Mais do que criar novas terminologias, a intenção é contribuir para que a Arquivologia continue reconhecendo seu objeto científico fundamental: o documento arquivístico — agora produzido, preservado e acessado em ambientes digitais cada vez mais complexos, mas ainda assim documento.