Documentos Arquivísticos Digitais é o espaço de difusão dos pesquisadores do Grupo de Pesquisa do CNPq Ged/A e Patrimônio Documental Arquivístico. São especialistas de alto nível, que desenvolvem pesquisas de ponta em Gestão Arquivística de Documentos Digitais e Preservação Digital. São Pesquisadores Doutores, Mestres, Mestrandos e membros de Iniciação Científica envolvidos com a temática.
Registros da Base de Dados Referenciais de Artigos de Periódicos em Ciência da Informação (Brapci)
Esta pesquisa teve como objetivo principal analisar a Gestão Integrada para a Qualidade (GEIQ) no Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES). Investigou-se se o APEES apresenta ações para qualidade nos campos estratégico, estrutural, comportamental e operacional. Realizou-se uma pesquisa descritiva, quali-quantitativa por meio de questionários junto aos stakeholders internos dos níveis gerencial e técnico do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo. Também foi utilizada a análise de documentos primários do APEES e de legislação referente ao Arquivo. Os resultados demonstraram que o APEES possui ações para qualidade nos aspectos estratégico, estrutural, comportamental e operacional, que devem ser avaliadas periodicamente, com o objetivo de realizar melhorias contínuas e preparar o Arquivo para prestar um serviço de excelência. A metodologia GEIQ mostrou-se eficiente para ser aplicada na avaliação da qualidade nos arquivos.
Palavras-chave: Management information units. Integrated Management for Quality. public archives. Quality Files. gestão de unidades de informação. Gestão Integrada para a Qualidade. arquivos públicos. Qualidade em Arquivos
Investigação científica a respeito das políticas de controle de acesso, adotadas em Arquivos Públicos Estaduais. Para isso, busca-se identificar as ações adotadas para controlar o acesso documental e garantir a segurança das informações públicas, tendo como referência os requisitos teóricos das Normas ISO 15489-1; e-ARQ; e da ABNT NBR ISO/IEC 27002. Uma pesquisa realizada no sítio do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), buscando apenas por arquivos que possuíssem um site acessível para contato, possibilitou definir as instituições que participariam da pesquisa. Após isso, foi possível preparar o instrumento de coleta de dados, por meio de questionário enviado por correio eletrônico (e-mail), aplicados aos responsáveis dos Arquivos Públicos Estaduais selecionados para o estudo. Foi possível verificar que, além de proporcionar medidas de segurança para o arquivo, de alguma forma, as instituições preocupam-se com a segurança da informação que será repassada aos usuários.
Palavras-chave: Access Control. Security of archivalinformation. Public files state. Controle de acesso. Segurança dainformação arquivística. Arquivos Públicos Estaduais
Este trabalho propõe-se a apresentar uma análise e discussão das informações arquivísticas obtidas através do Sistema de Informações para o Ensino (SIE) da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), no âmbito do Centro de Processamento de Dados (CPD) e da Pró-Reitoria de Planejamento (PROPLAN), sobre o módulo de registro e alterações de projetos, cujos tipos são: Ensino, Pesquisa, Extensão e Desenvolvimento Institucional. Também foram realizadas entrevistas com os responsáveis pelo referido sistema. Com base nessas entrevistas e nas demais observações sobre o funcionamento do SIE, foram levantadas algumas situações críticas encontradas e estas foram analisadas no que se refere à autenticidade e à fidedignidade das informações arquivísticas
Palavras-chave: Authenticity. reliability. Register of academic production. Documentary patrimony. Archival information. autenticidade. fidedignidade. Registro de produção acadêmica. patrimônio documental. informações arquivísticas
Este trabalho propõe a aplicação do software SEPIADES (Safeguarding European Photographic Images for Access Data Element Set) no acervo fotográfico do Avenida Tênis Clube (ATC) visando a instrumentalização de um mecanismo de busca e acondicionamento apropriado para as fotografias digitais e analógicas do acervo fotográfico do ATC. Com a utilização de procedimentos técnicos, a pesquisa de estudo de caso foi utilizada, pois envolveu o estudo profundo e exaustivo de objetos como fotografias e o software SEPIADES, permitindo o seu amplo e detalhado conhecimento. Isso exigiu uma revisão de conceitos e teorias arquivísticas, o entendimento da entidade, sua história, estrutura e funcionamento, assim como, compreender o funcionamento do software, seus pontos positivos e negativos, dos quais pode-se citar: (a) pontos positivos: open source (software livre), facilidade de se observar a hierarquia, descrição multinível, diversidade dos campos para descrição, interface gráfica de fácil compreensão pelo usuário final e gravação dos dados automaticamente; (b) pontos negativos: data e hora do registro dos dados, campo status (aprovado ou não aprovado), OAI (Open Archives Initiative) encontra-se em fase experimental, search (busca), imagem física (imagem thumbnail) de difícil visualização para detalhes da fotografia e ausência da opção de impressão.
Palavras-chave: Colección Fotográfica. Gestión electrónica de fotos. Acervo fotográfico. Gestão eletrônica de fotografias. Software SEPIADES. Software SEPIADES
Apresenta a tecnologia de workflow sob a ótica da arquivística, apontando os sistemas de workflow, bem como a identificação dos modelos e a análise das ferramentas. Com base nos critérios deste estudo foi possível identificar uma gama de ferramentas que promovem funções arquivísticas. A análise deu-se apenas nas ferramentas identificadas como sendo Sistemas de Gestão Documental (DMS), as quais são: Agorum Core, Alfresco, ArchivistaBox, KnowledgeTree, Maarch e Owl Intranet.
Palavras-chave: Archival. Electronic document management. Workflow. Archival. Electronic document management. information technology. Workflow. arquivística. gestão eletrônica de documentos. Workflow. arquivística. gestão eletrônica de documentos. Tecnologia
A diversidade de ferramentas elaboradas e/ou utilizadas individualmente pelas várias instituições que custodiam acervos fotográficos e, por outro lado, as iniciativas de padronização da descrição desses acervos fotográficos refletem um aspecto do panorama atual das discussões na área arquivística. Diante disso, e considerando a função maior dos arquivos que é a difusão do acervo, esse artigo tem por objetivo apresentar uma proposta de um conjunto de metadados para a descrição de arquivos fotográficos considerando a Nobrade e a Sepiades. Acreditamos que essa reflexão contribuirá para as discussões que envolvam a normatização da descrição arquivística de fotografias visando ao intercâmbio de informações de acervos fotográficos sem barreiras institucionais, territoriais, linguísticas ou operacionais.
Apresenta o resultado de uma investigação científica baseada nas políticas utilizadas nas instituições arquivísticas para o controle de acesso, destacando a importância de monitorar o acesso aos documentos, evitando, problemas futuros. A referência teórica do trabalho baseou-se nas Normalizações Arquivísticas ISAD(G), ISO 15489, Nobrade e nos Modelos de Requisitos MoReq e e-ARQ. Os dados foram coletados no Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul e no Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho ambos em Porto Alegre, RS.
Palavras-chave: Access Control. Security informational. archival Standardization. model requirements. Controle de acesso. Segurança informacional. Normalizações arquivísticas. Modelos de requisitos
No atual ambiente competitivo, as empresas passaram, cada vez mais, a adotar os princípios e as técnicas da gestão pela qualidade como o meio de melhorar continuamente as suas práticas administrativas e conseqüentemente os seus produtos, atraindo e fidelizando clientes. Nesse contexto, surge a gestão da informação que propicia o controle e o rápido acesso às informações organizacionais relevantes, e, por conseguinte, a otimização dos processos e atividades e uma melhor tomada de decisões, contribuindo de forma determinante para as empresas que buscam a excelência em seus produtos. O presente trabalho verifica se as organizações já estão conscientes dos benefícios oferecidos pela gestão informacional, implantando-a durante os processos de alcance e manutenção da qualidade. Para tal, as entidades de Santa Maria certificadas pelo Programa Gaúcho de Qualidade e Produtividade (PGQP) nos anos de 2005 e 2006 foram visitadas e responderam a um questionário visando identificar a situação informacional destas. O trabalho conclui que embora já exista o conhecimento nas organizações da importância do gerenciamento das informações para a qualidade, este ainda ocorre sem a presença dos profissionais da informação os arquivistas e, portanto, sem a adoção dos princípios, métodos e instrumentos arquivísticos.
Palavras-chave: Management for quality. management of information. Information. quality. gestão pela qualidade. Gestão da informação. Informação. qualidade
Esse trabalho tem como objetivo apresentar o desenvolvimento de um sistema de gestão eletrônica de documentos, ressaltando as diferenças entre a modelagem feita por um Arquivista e por um Analista de Sistemas. O estudo de caso foi centrado no Sistema de Informações para o Ensino (SIE), mais especificamente tratando dos requisitos analisados quando da modelagem do Módulo de Protocolo e Controle de Processos (MPCP), sistema utilizado no Departamento de Arquivo Geral (DAG) da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM). Para tanto, utilizou-se da técnica de análise de tarefas que trata da informação de acordo com a visão do usuário. Assim observa-se que o MPCP/SIE não atinge pleno êxito, limitando o administrador a funções básicas. No modelo arquivístico, incluem-se as correspondências juntamente aos processos, permitindo um maior controle das informações no departamento e um melhor desempenho do sistema.
Palavras-chave: Electronic Administration of Documents. data modeling. information systems. Task analysis. Requirements Analysis. gestão eletrônica de documentos. modelagem de dados. sistemas de informação. análise de tarefas. análise de requisitos
O ambiente da qualidade revela-se como um campo de atuação para os arquivistas, uma vez que o sucesso de um sistema de excelência depende, em grande parte, do modo como as organizações utilizam e disponibilizam as suas informações. Neste contexto, está a gestão da informação arquivística que permite o gerenciamento das informações desde que estas são geradas, proporcionando rapidez no seu acesso e o seu controle. Esse artigo investiga se as entidades, certificadas por suas práticas de gestão pelo Programa Gaúcho da Qualidade e Produtividade (PGQP) em Santa Maria (RS), nos anos de 2005 e 2006, conscientes dos benefícios da gestão informacional, a utilizaram durante o processo de obtenção da qualidade. Para tal, estas responderam a um questionário e tiveram o seu ambiente informacional observado tendo por finalidade identificar a situação arquivística das empresas. Os resultados demonstraram que embora as informações sejam consideradas vitais para as entidades pesquisadas, o seu gerenciamento ainda ocorre baseado no senso comum, sem a presença dos métodos e princípios arquivísticos, em suma, sem a presença dos arquivistas.
Palavras-chave: information management. quality management. Information. quality. Gestão da informação. gestão da qualidade. Informação. qualidade
DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS: CONSIDERAÇÕES SOBRE SUA CONCEITUAÇÃO Com a intensificação no uso de sistemas informatizados para a produção e tramitação de documentos arquivísticos digitais, principalmente nos órgãos públicos, as políticas, normas, manuais e demais instrumentos que regem o uso dessas ferramentas precisam ser revisados ou, em determinados casos, elaborados desde o princípio, incorrendo na necessidade de conceituação adequada aos elementos referente ao tema. Alguns dos termos comumente utilizados são “documento físico”, “documento digital”, “documento digitalizado”, “desmaterialização”, entre outros, e muitas vezes, são adotados sem uma análise adequada quanto ao seu significado e conceituação. É recorrente em reportagens, textos, opiniões, notícias etc., a citação destes termos de modo equivocado, inclusive, dando a impressão de que determinadas características do documento arquivístico digital não existem mais, quando na verdade, elas continuam presentes e precisa
Em um ambiente digital houve a necessidade de se repensar a garantia da cadeia de custódia ininterrupta, e como mantê-lo como um lugar de gestão arquivística, preservação permanente, custódia confiável, e como um arquivo permanente digital, motivado pela Lei 8159/91, que coloca como dever público a gestão dos documentos de arquivo, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Objetivo: Apresentar os Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arq) como uma alternativa para a preservação digital em um ambiente de gestão arquivística, a fim de manter os documentos arquivísticos digitais autênticos e acessíveis a longo prazo. Metodologia: Pesquisa exploratória, bibliográfica e documental, tendo como principais fontes documentais e bibliográficas o material resultante das fases do Projeto InterPARES, as normativas do Conselho Nacional de Arquivos e artigos científicos de pesquisadores nacionais e internacionais. Resultados: Apresentação e Discussão dos princip
ATENÇÃO! O compromisso bienal dos arquivistas no Brasil já tem data e local: 14 a 18 de outubro de 2024 no Auditório de Eventos do Quality Hotel e Suítes São Salvador em Salvador/BA! O tema é fundamentado nos cenários que compõem a Epistemologia arquivística, e dentre estes, nas últimas décadas, a Arquivologia tem dialogado de modo profícuo com a Ciência da Informação, Tecnologia da informação e áreas correlatas. Na contemporaneidade, o movimento na cena da ciência dos arquivos parece apontar para uma nova conjuntura, em que a sua episteme apresenta entrelaços e perspectivas oportunas e desafiadoras com a emergente tecnologia disruptiva, que envolve a Ciência de Dados e a Inteligência Artificial. Diante dessa possível relação interdisciplinar, cabe à comunidade arquivística fazer os questionamentos: Como se estabelecem os conceitos de informação e documento arquivístico neste cenário? Os dados podem constituir-se objeto da área? Qual o papel do arquivista na curadoria, gestão e p
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