SIGAD de Negócio, o 3º cenário da Orientação Técnica 03 do Conarq: quando o sistema de negócio incorpora os requisitos relativos ao seu processo de negócio
SIGAD de Negócio, o 3º cenário da Orientação Técnica 03 do Conarq: quando o sistema de negócio incorpora os requisitos relativos ao seu processo de negócio
Integração entre processos organizacionais, gestão arquivística e preservação digital confiável
A Orientação Técnica nº 03 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), publicada em 2015, representa um marco conceitual para a arquitetura de sistemas voltados à gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais no Brasil. Entre os cenários apresentados, o 3º cenário se destaca por sua sofisticação institucional e tecnológica: trata-se da situação em que o sistema de negócio incorpora os requisitos de um SIGAD, conforme definidos no Modelo de Requisitos e-ARQ Brasil, passando a exercer, simultaneamente, funções de sistema de negócio e de sistema de gestão arquivística. Vejam que neste cenário, o SIGAD não existe, mas sim, é incorporado pelo sistema de negócio, através de seus requisitos necessários e concernentes ao processo de negócio em foco.
Neste post, propomos aprofundar este cenário, reinterpretando-o como a emergência do SIGAD de Negócio, um sistema informacional híbrido, no qual a lógica do processo organizacional e a lógica arquivística passam a coexistir no mesmo ambiente sistêmico.
Processos de negócio: base conceitual
Na literatura de gestão e sistemas de informação, um processo de negócio é compreendido como u conjunto estruturado e mensurável de atividades relacionadas, que produzem uma saída específica para um cliente ou para outro processo, agregando valor a partir de insumos (inputs) organizacionais, aqui no nosso estudo, de documentos arquivísticos.
Essa definição, amplamente difundida na área de Business Process Management (BPM), enfatiza que processos de negócio:
São orientados a objetivos organizacionais;
Produzem resultados mensuráveis;
Envolvem regras, atores, sistemas e informações;
Geram registros e evidências documentais.
Em termos arquivísticos, isso é fundamental: todo processo de negócio é, por natureza, um processo produtor de documentos arquivísticos. Esses documentos são provas das atividades realizadas, das decisões tomadas e das responsabilidades assumidas.
Sistemas de negócio: definição e características
Um sistema de negócio pode ser definido como um sistema informatizado (um SID) desenvolvido para apoiar, automatizar e controlar processos de negócio específicos, tais como sistemas acadêmicos, sistemas de recursos humanos, sistemas financeiros, sistemas de prontuário eletrônico, sistemas de protocolo, de gestão de processos como o SEI, entre outros.
Esses sistemas têm como foco principal:
Eficiência operacional;
Automatização de fluxos de trabalho;
Apoio à tomada de decisão;
Registro transacional das atividades.
Historicamente, tais sistemas foram concebidos sem uma preocupação estrutural com os princípios arquivísticos, tratando documentos como meros dados operacionais, e não como documentos arquivísticos dotados de valor probatório, orgânico e de preservação digital sistêmica - PDS, contemplando a cadeia de custódia digital arquivística, a CCDA.
O e-ARQ Brasil e os requisitos de SIGAD
O Modelo de Requisitos e-ARQ Brasil, aprovado pelo CONARQ, estabelece os requisitos funcionais, arquivísticos e técnicos que um SIGAD deve atender para garantir:
Autenticidade;
Integridade;
Confiabilidade;
Usabilidade;
Manutenção da relação orgânica;
Controle do ciclo de vida dos documentos;
Classificação e avaliação arquivística;
Aplicação de tabela de temporalidade;
Destinação (eliminação ou recolhimento);
Registro de metadados arquivísticos.
Tradicionalmente, esses requisitos são implementados em sistemas específicos de gestão arquivística (SIGADs), separados dos sistemas de negócio.
O 3º cenário da Orientação Técnica nº 03/2015 do Conarq: o SIGAD de Negócio
No 3º cenário, a Orientação Técnica nº 03 descreve uma situação em que:
O sistema informatizado de processos de negócio incorpora as funcionalidades de um SIGAD e interopera com um RDC-Arq e/ou um sistema de storage.
Nesse modelo, não há mais uma separação rígida entre:
Sistema de negócio (operacional); e
SIGAD (arquivístico).
Em vez disso, emerge um novo tipo de sistema: o que aqui denominamos SIGAD de Negócio.
O que é o SIGAD de Negócio?
O SIGAD de Negócio é um sistema de informação organizacional que:
É nativamente orientado a processos de negócio;
Incorpora, de forma estrutural, os requisitos do e-ARQ Brasil;
Realiza a gestão arquivística dentro do próprio sistema de produção documental, no Sistema de Negócio, agora com requisitos arquivísticos, então, um SIGAD de Negócio;
Controla o ciclo de vida dos documentos no momento da sua produção;
Garante a autenticidade desde a origem (by design).
Ou seja, trata-se de uma arquitetura em que a gestão arquivística não é posterior nem externa, mas intrínseca ao próprio processo de negócio.
Implicações arquivísticas do SIGAD de Negócio
A adoção do SIGAD de Negócio representa uma mudança paradigmática na Arquivologia Digital:
1. Arquivística by design
A gestão arquivística passa a ser incorporada:
No desenho dos processos;
Na modelagem dos sistemas;
Na definição dos fluxos informacionais.
Isso aproxima-se do conceito de records management by design, em que os requisitos arquivísticos são considerados desde a concepção dos sistemas. Não somente, mas também de cada documento ou conjunto, já sabemos a temporalidade e destinação ao produzir cada documento, ou antes até, na gênese.
2. Autenticidade desde a produção
No SIGAD de Negócio:
A captura arquivística é automática;
Os metadados arquivísticos são gerados no momento da transação;
Não existe o SIGAD neste cenário, mas sim, os requisitos de um SIGAD embutidos no Sistema de Negócio, ou seja, no SIGAD de Negócio;
A relação orgânica é preservada no próprio workflow.
Isso reduz riscos de perda de contexto, manipulação indevida e fragilização da prova documental.
3. Integração com o RDC-Arq
Mesmo no modelo de SIGAD de Negócio (cenário 3), a Orientação Técnica é clara:
Documentos de longa temporalidade devem ser encaminhados ao RDC-Arq.
O RDC-Arq permanece como:
Ambiente especializado de preservação digital;
Infraestrutura voltada à longevidade tecnológica;
Garantia de acesso de longo prazo;
Conformidade com a ISO 16363.
Assim, o SIGAD de Negócio não substitui o RDC-Arq, mas se integra a ele em uma arquitetura em camadas.
Exemplo típico: sistemas acadêmicos
A própria Orientação Técnica cita como exemplo os sistemas acadêmicos em universidades:
O sistema produz históricos escolares, boletins, matrículas, registros de frequência;
O próprio sistema faz a gestão arquivística;
Documentos de curta duração ficam em storage;
Documentos de longa duração são transferidos ao RDC-Arq.
Neste contexto, o sistema acadêmico deixa de ser apenas um sistema operacional e passa a ser, formalmente, um SIGAD de Negócio, pois:
Implementa classificação;
Aplica temporalidade;
Garante autenticidade;
Controla destinação;
Mantém metadados arquivísticos.
Implicações institucionais e normativas
A adoção do SIGAD de Negócio exige:
Governança arquivística forte;
Participação ativa de arquivistas na especificação de sistemas;
Alinhamento entre TI, áreas finalísticas e arquivos;
Políticas institucionais claras de gestão e preservação digital.
Do ponto de vista normativo, o SIGAD de Negócio:
Deve estar plenamente aderente ao e-ARQ Brasil;
Deve respeitar as diretrizes das Resoluções do CONARQ;
Deve prever interoperabilidade com RDC-Arq.
O SIGAD de Negócio como maturidade arquivística digital
Do ponto de vista da maturidade organizacional, o 3º cenário representa:
Um nível avançado de integração entre gestão e preservação;
A superação da visão de que a Arquivologia é apenas uma etapa posterior, agora, estamos na produção, na concepção, na gênese;
A incorporação da Arquivologia como componente estrutural dos sistemas corporativos.
Trata-se de um modelo particularmente relevante para:
Grandes instituições;
Universidades;
Hospitais;
Órgãos com sistemas corporativos complexos;
Ambientes de governo digital.
Conclusão
O 3º cenário da Orientação Técnica nº 03 do CONARQ não é apenas uma alternativa técnica: ele representa uma evolução conceitual da Arquivologia Digital, na qual os sistemas de negócio passam a ser, também, sistemas arquivísticos, e em especial em cenários onde não exista um SIGAD, mas sim, Sistemas de Negócio que precisam ser convertidos em SIGAD de Negócio.
O SIGAD de Negócio materializa a convergência entre:
Processos organizacionais;
Sistemas de informação;
Princípios arquivísticos;
Preservação digital confiável.
Neste modelo, a gestão arquivística deixa de ser periférica e passa a ser estrutural, nativa e estratégica, contribuindo para a transparência, a accountability, a memória institucional e a preservação do patrimônio documental digital.
Prof. Daniel Flores - Grupo de Pesquisa CNPq UFSM Ged/A - Documentos Digitais
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