Res pública digital e metadados arquivísticos em acervos acadêmicos das IFES: orientações para digitalização, custódia e preservação
Res pública digital e metadados arquivísticos em acervos acadêmicos das IFES: orientações para digitalização, custódia e preservação
Introdução
O acervo acadêmico das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) constitui parte essencial da res pública digital, representando os registros documentais das trajetórias formativas e institucionais no país. A digitalização e a gestão de tais documentos demandam aderência normativa, tecnológica e arquivística, garantindo autenticidade, integridade, acessibilidade e preservação de longo prazo.
Este artigo aborda a conformidade do tratamento digital dos AAD com os princípios republicanos da administração pública, destacando a importância do uso de software livre como o AtoM, o Archivematica e a implementação de um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), conforme estabelecido na Resolução nº 51/2023 do CONARQ.
Metodologia
Trata-se de uma pesquisa de caráter teórico-documental, fundamentada na legislação arquivística brasileira, diretrizes normativas do CONARQ, publicações técnico-científicas de referência e estudos de caso de IFES que implementam soluções livres e interoperáveis. O texto apresenta ainda recomendações práticas e tabelas de metadados com base nos padrões ISAD(G), METS, PREMIS e Dublin Core.
Revisão de Literatura
A concepção de res pública (do latim, coisa pública) remete à ideia de que os documentos públicos são patrimônio coletivo, devendo ser geridos com base nos princípios constitucionais da publicidade, moralidade e eficiência (CF/88, art. 37). Daniel Flores (2022) afirma que a gestão da custódia digital arquivística (CCDA) exige o uso de tecnologias auditáveis e seguras sob controle estatal, o que é incompatível com software proprietário.
Segundo Gava e Rocco (2021), a digitalização de acervos arquivísticos requer a preservação da cadeia de custódia digital e a interoperabilidade com sistemas que sigam o modelo de referência OAIS (ISO 14721), como o Archivematica, que utiliza o padrão BagIt/SIP e metadados em METS e PREMIS. Tais práticas estão alinhadas às exigências do Decreto nº 10.278/2020, da Portaria MEC nº 613/2022 e da Resolução nº 51/2023 do CONARQ.
Discussão
📌 Digitalização e metadados em AAD nas IFES
O Decreto nº 10.278/2020 estabelece os requisitos técnicos para a digitalização com valor legal de documentos físicos. Já a Portaria MEC nº 613/2022 trata especificamente do Acervo Acadêmico Digital (AAD), exigindo:
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Formato PDF/A com OCR;
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Metadados embutidos e/ou vinculados, como autor, tipo documental, data, responsável, hash;
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Assinatura digital qualificada, conforme ICP-Brasil;
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Estruturação de acervo em ambiente arquivístico confiável.
A Tabela de Temporalidade Documental das IFES (CONARQ, 2011) determina a guarda permanente de documentos como históricos escolares, atas de colegiados e diplomas.
🛠️ Registro de metadados no AtoM
O AtoM (Access to Memory), software livre mantido pela Artefactual Systems, permite o registro dos metadados exigidos pelo Decreto nº 10.278, alinhados ao padrão ISAD(G). Recomenda-se:
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Criar campos customizados para hash, data de digitalização, responsável e classe TTD;
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Utilizar os campos de “Área de notas” e “Identificadores alternativos” para informações legais;
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Anexar diretamente os objetos digitais no formato PDF/A.
O AtoM pode exportar os registros em Dublin Core XML, EAD ou ser interoperado com sistemas de preservação como o Archivematica.
📦 Empacotamento SIP e preservação digital no Archivematica
O Archivematica, também software livre, implementa o modelo OAIS (ISO 14721) e realiza:
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Validação de formatos e integridade (hashes);
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Geração de pacotes de informação (SIP, AIP, DIP);
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Produção de metadados METS e PREMIS;
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Compatibilidade com BagIt (RFC 8493), padrão amplamente aceito para transferência segura de objetos digitais.
Com isso, assegura-se a preservação digital sistêmica (PDS) dos acervos acadêmicos, conforme a Resolução nº 51/2023 do CONARQ.
🔐 Res pública digital e soberania arquivística
A gestão arquivística com software livre é uma escolha ética, técnica e legal. Permite:
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Soberania digital sobre o conteúdo público;
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Transparência na cadeia de custódia;
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Independência de fornecedores;
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Alinhamento com os princípios da administração pública.
Como lembra Machado dos Santos (2023), a ausência de domínio sobre os sistemas e formatos digitais ameaça o direito de acesso e a preservação da memória institucional.
Conclusão
O tratamento técnico do acervo acadêmico digital nas IFES deve respeitar os fundamentos da res pública, garantindo acesso, preservação, autenticidade e soberania sobre o patrimônio arquivístico. O uso de software livre como o AtoM e o Archivematica, aliado a políticas arquivísticas baseadas no RDC-Arq, representa o caminho institucional mais alinhado aos marcos legais e aos direitos da sociedade.
Referências
BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil de 1988. Brasília: Senado Federal, 1988.
BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Diário Oficial da União, Brasília, 9 jan. 1991.
BRASIL. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Lei de Acesso à Informação. Diário Oficial da União, Brasília, 18 nov. 2011.
BRASIL. Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020. Estabelece a técnica de digitalização de documentos. Diário Oficial da União, Brasília, 20 mar. 2020.
BRASIL. Portaria MEC nº 613. Dispõe sobre o acervo acadêmico digital nas IES. Diário Oficial da União, Brasília.
CONARQ. Resolução nº 51/2023. Dispõe sobre o Repositório Arquivístico Digital Confiável – RDC-Arq. Diário Oficial da União, Brasília.
FLORES, Daniel. Arquivística e Cibercultura: a custódia digital arquivística no século XXI. Porto Alegre.
GAVA, Tânia; ROCCO, Brenda. Preservação digital sistêmica e a confiabilidade arquivística.
MACHADO DOS SANTOS, Henrique. Sistemas arquivísticos e soberania digital: desafios da gestão documental na era da nuvem.
Resumo (Português)
Este artigo apresenta diretrizes e fundamentos para a digitalização, custódia e preservação de acervos acadêmicos digitais (AAD) nas IFES, com base em marcos legais como o Decreto nº 10.278/2020 e a Portaria MEC nº 613/2022. Defende-se o uso de software livre como AtoM e Archivematica para garantir soberania tecnológica, preservação e acesso contínuo à res pública digital.
Abstract (English)
This article presents guidelines for digitizing, storing, and preserving academic digital records in Brazilian Federal Higher Education Institutions, based on legal frameworks such as Decree 10.278/2020 and MEC Ordinance 613/2022. It advocates for the use of free software like AtoM and Archivematica to ensure technological sovereignty and the continuous access to digital public records.
Resumen (Español)
Este artículo ofrece directrices para la digitalización, custodia y preservación de archivos académicos digitales en las universidades federales brasileñas, con base en el Decreto nº 10.278/2020 y la Portaría MEC nº 613/2022. Se defiende el uso de software libre como AtoM y Archivematica para garantizar el acceso permanente y la soberanía digital de los documentos públicos.
Résumé (Français)
Cet article présente des orientations pour la numérisation, la garde et la préservation des archives académiques numériques dans les universités fédérales brésiliennes, selon le Décret n° 10.278/2020 et l’Ordonnance MEC n° 613/2022. Il recommande l'utilisation de logiciels libres comme AtoM et Archivematica afin d'assurer l'accès continu et la souveraineté sur les archives publiques numériques.
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