Res pública digital e metadados arquivísticos em acervos acadêmicos das IFES: orientações para digitalização, custódia e preservação

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Introdução

O acervo acadêmico das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) constitui parte essencial da res pública digital, representando os registros documentais das trajetórias formativas e institucionais no país. A digitalização e a gestão de tais documentos demandam aderência normativa, tecnológica e arquivística, garantindo autenticidade, integridade, acessibilidade e preservação de longo prazo.

Este artigo aborda a conformidade do tratamento digital dos AAD com os princípios republicanos da administração pública, destacando a importância do uso de software livre como o AtoM, o Archivematica e a implementação de um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), conforme estabelecido na Resolução nº 51/2023 do CONARQ.

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Metodologia

Trata-se de uma pesquisa de caráter teórico-documental, fundamentada na legislação arquivística brasileira, diretrizes normativas do CONARQ, publicações técnico-científicas de referência e estudos de caso de IFES que implementam soluções livres e interoperáveis. O texto apresenta ainda recomendações práticas e tabelas de metadados com base nos padrões ISAD(G), METS, PREMIS e Dublin Core.

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Revisão de Literatura

A concepção de res pública (do latim, coisa pública) remete à ideia de que os documentos públicos são patrimônio coletivo, devendo ser geridos com base nos princípios constitucionais da publicidade, moralidade e eficiência (CF/88, art. 37). Daniel Flores (2022) afirma que a gestão da custódia digital arquivística (CCDA) exige o uso de tecnologias auditáveis e seguras sob controle estatal, o que é incompatível com software proprietário.

Segundo Gava e Rocco (2021), a digitalização de acervos arquivísticos requer a preservação da cadeia de custódia digital e a interoperabilidade com sistemas que sigam o modelo de referência OAIS (ISO 14721), como o Archivematica, que utiliza o padrão BagIt/SIP e metadados em METS e PREMIS. Tais práticas estão alinhadas às exigências do Decreto nº 10.278/2020, da Portaria MEC nº 613/2022 e da Resolução nº 51/2023 do CONARQ.

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Discussão

📌 Digitalização e metadados em AAD nas IFES

O Decreto nº 10.278/2020 estabelece os requisitos técnicos para a digitalização com valor legal de documentos físicos. Já a Portaria MEC nº 613/2022 trata especificamente do Acervo Acadêmico Digital (AAD), exigindo:

• Formato PDF/A com OCR;

• Metadados embutidos e/ou vinculados, como autor, tipo documental, data, responsável, hash;

• Assinatura digital qualificada, conforme ICP-Brasil;

• Estruturação de acervo em ambiente arquivístico confiável.

A Tabela de Temporalidade Documental das IFES (CONARQ, 2011) determina a guarda permanente de documentos como históricos escolares, atas de colegiados e diplomas.

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🛠️ Registro de metadados no AtoM

O AtoM (Access to Memory), software livre mantido pela Artefactual Systems, permite o registro dos metadados exigidos pelo Decreto nº 10.278, alinhados ao padrão ISAD(G). Recomenda-se:

• Criar campos customizados para hash, data de digitalização, responsável e classe TTD;

• Utilizar os campos de “Área de notas” e “Identificadores alternativos” para informações legais;

• Anexar diretamente os objetos digitais no formato PDF/A.

O AtoM pode exportar os registros em Dublin Core XML, EAD ou ser interoperado com sistemas de preservação como o Archivematica.

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📦 Empacotamento SIP e preservação digital no Archivematica

O Archivematica, também software livre, implementa o modelo OAIS (ISO 14721) e realiza:

• Validação de formatos e integridade (hashes);

• Geração de pacotes de informação (SIP, AIP, DIP);

• Produção de metadados METS e PREMIS;

• Compatibilidade com BagIt (RFC 8493), padrão amplamente aceito para transferência segura de objetos digitais.

Com isso, assegura-se a preservação digital sistêmica (PDS) dos acervos acadêmicos, conforme a Resolução nº 51/2023 do CONARQ.

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🔐 Res pública digital e soberania arquivística

A gestão arquivística com software livre é uma escolha ética, técnica e legal. Permite:

• Soberania digital sobre o conteúdo público;

• Transparência na cadeia de custódia;

• Independência de fornecedores;

• Alinhamento com os princípios da administração pública.

Como lembra Machado dos Santos (2023), a ausência de domínio sobre os sistemas e formatos digitais ameaça o direito de acesso e a preservação da memória institucional.

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Conclusão

O tratamento técnico do acervo acadêmico digital nas IFES deve respeitar os fundamentos da res pública, garantindo acesso, preservação, autenticidade e soberania sobre o patrimônio arquivístico. O uso de software livre como o AtoM e o Archivematica, aliado a políticas arquivísticas baseadas no RDC-Arq, representa o caminho institucional mais alinhado aos marcos legais e aos direitos da sociedade.

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Referências

BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil de 1988. Brasília: Senado Federal, 1988.

BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Diário Oficial da União, Brasília, 9 jan. 1991.

BRASIL. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Lei de Acesso à Informação. Diário Oficial da União, Brasília, 18 nov. 2011.

BRASIL. Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020. Estabelece a técnica de digitalização de documentos. Diário Oficial da União, Brasília, 20 mar. 2020.

BRASIL. Portaria MEC nº 613. Dispõe sobre o acervo acadêmico digital nas IES. Diário Oficial da União, Brasília.

CONARQ. Resolução nº 51/2023. Dispõe sobre o Repositório Arquivístico Digital Confiável – RDC-Arq. Diário Oficial da União, Brasília.

FLORES, Daniel. Arquivística e Cibercultura: a custódia digital arquivística no século XXI. Porto Alegre.

GAVA, Tânia; ROCCO, Brenda. Preservação digital sistêmica e a confiabilidade arquivística.

MACHADO DOS SANTOS, Henrique. Sistemas arquivísticos e soberania digital: desafios da gestão documental na era da nuvem.

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Resumo (Português)

Este artigo apresenta diretrizes e fundamentos para a digitalização, custódia e preservação de acervos acadêmicos digitais (AAD) nas IFES, com base em marcos legais como o Decreto nº 10.278/2020 e a Portaria MEC nº 613/2022. Defende-se o uso de software livre como AtoM e Archivematica para garantir soberania tecnológica, preservação e acesso contínuo à res pública digital.

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Abstract (English)

This article presents guidelines for digitizing, storing, and preserving academic digital records in Brazilian Federal Higher Education Institutions, based on legal frameworks such as Decree 10.278/2020 and MEC Ordinance 613/2022. It advocates for the use of free software like AtoM and Archivematica to ensure technological sovereignty and the continuous access to digital public records.

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Resumen (Español)

Este artículo ofrece directrices para la digitalización, custodia y preservación de archivos académicos digitales en las universidades federales brasileñas, con base en el Decreto nº 10.278/2020 y la Portaría MEC nº 613/2022. Se defiende el uso de software libre como AtoM y Archivematica para garantizar el acceso permanente y la soberanía digital de los documentos públicos.

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Résumé (Français)

Cet article présente des orientations pour la numérisation, la garde et la préservation des archives académiques numériques dans les universités fédérales brésiliennes, selon le Décret n° 10.278/2020 et l’Ordonnance MEC n° 613/2022. Il recommande l'utilisation de logiciels libres comme AtoM et Archivematica afin d'assurer l'accès continu et la souveraineté sur les archives publiques numériques.

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