Chaves Primárias Unívocas, Classificação Arquivística e Reuso de Documentos no Estado Brasileiro: contribuições da CCDA e do RDC-Arq para a simplificação administrativa (Lei 13726/2018)

 Título:

Chaves Primárias Unívocas, Classificação Arquivística e Reuso de Documentos no Estado Brasileiro: contribuições da CCDA e do RDC-Arq para a simplificação administrativa

Autor: Prof. Dr. Daniel Flores
Grupo de Pesquisa CNPq UFF GED/A – Gestão Eletrônica de Documentos Arquivísticos
Universidade Federal Fluminense (UFF)

Data de publicação: 12 de agosto de 2019

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1 Introdução

A transformação digital da administração pública brasileira exige não apenas a digitalização de documentos, mas a reorganização estrutural da forma como o Estado produz, identifica, gerencia e reutiliza documentos arquivísticos digitais. Nesse contexto, sistemas como os SIGADs (Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos) e os RDC-Arq (Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis) assumem papel central na garantia da autenticidade, integridade, preservação e acesso aos documentos arquivísticos digitais.

Um elemento ainda pouco explorado nas arquiteturas de sistemas governamentais é o uso de chaves primárias unívocas persistentes para documentos arquivísticos, associadas à classificação arquivística, permitindo o reuso de documentos já existentes nas bases de dados governamentais, evitando que o cidadão seja obrigado a reapresentar documentos que o próprio Estado já possui.

Essa abordagem encontra respaldo não apenas na teoria arquivística e na modelagem de sistemas de informação, mas também na legislação brasileira, especialmente na Lei nº 13.726, de 8 de outubro de 2018, conhecida como Lei de Desburocratização.

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2 Identificação unívoca de documentos em sistemas arquivísticos digitais

Em sistemas digitais, a identificação inequívoca de entidades informacionais é realizada por meio de identificadores únicos persistentes, frequentemente modelados como chaves primárias unívocas em bases de dados.

No contexto arquivístico, essa chave deve identificar o documento arquivístico como entidade única, independentemente do processo, dossiê ou série documental em que esteja vinculado.

Essa identificação pode ser estruturada combinando:

• Código de classificação arquivística

• Tipo documental

• Identificador sequencial persistente

• Controle de versão

A classificação arquivística pode ser derivada de instrumentos como o Plano de Classificação de Documentos (ou nomeação no Brasil como CCD), utilizado amplamente na administração pública federal para documentos das atividades-meio (ARQUIVO NACIONAL, 2001).

Por exemplo:

Documento	Código de Classificação	Tipo documental	Identificador
Certidão de nascimento	000.xxx	Documento pessoal	DOC-000012345
CPF	000.xxx	Documento de identificação	DOC-000012346
RG	000.xxx	Documento de identificação	DOC-000012347

Essa estrutura permite que o documento seja registrado uma única vez e posteriormente referenciado em múltiplos processos administrativos.

No contexto da Cadeia de Custódia Digital Arquivística (CCDA), a atribuição de chaves primárias unívocas persistentes aos documentos arquivísticos digitais assume papel fundamental para a manutenção da autenticidade ao longo de todo o seu ciclo de vida. A CCDA refere-se ao conjunto de procedimentos, controles e registros que asseguram a continuidade da custódia documental desde sua produção ou recebimento até sua preservação permanente em ambientes confiáveis, como os Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arq). Nesse sentido, a identificação inequívoca do documento por meio de um identificador persistente constitui um elemento estruturante para garantir que o documento possa ser rastreado, auditado e verificado em diferentes sistemas e ambientes tecnológicos.

A declaração dessas chaves primárias unívocas, vinculadas aos metadados arquivísticos e, sempre que possível, associadas ao código de classificação e ao tipo documental, contribui diretamente para a manutenção da identidade do documento arquivístico digital. Ao registrar, por exemplo, documentos como certidão de nascimento, CPF ou RG em bases institucionais com identificadores persistentes, torna-se possível assegurar que esses documentos, mesmo quando reutilizados em diferentes processos administrativos ou agregações documentais, mantenham sua referência original, preservando sua proveniência e contexto arquivístico. Dessa forma, o documento deixa de ser apenas um arquivo digital isolado e passa a ser tratado como um objeto arquivístico identificado, controlado e rastreável, integrado à cadeia de custódia.

Além disso, a utilização desses identificadores persistentes permite registrar de forma clara eventuais atualizações ou novas versões do documento, mantendo-se a relação com o mesmo identificador primário. Esse mecanismo fortalece os controles de integridade e autenticidade exigidos pela gestão arquivística de documentos digitais, pois possibilita documentar alterações, substituições ou novas capturas do documento sem perda de sua identidade arquivística original. Assim, no âmbito da CCDA, as chaves primárias unívocas funcionam como um elemento estruturante da infraestrutura de confiança documental, permitindo que os sistemas arquivísticos digitais mantenham evidências consistentes da trajetória do documento desde sua produção, passando pela gestão em SIGAD, até sua preservação em RDC-Arq, contribuindo para a garantia de autenticidade, confiabilidade e integridade dos documentos arquivísticos digitais ao longo do tempo.

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3 Reuso documental e racionalização administrativa

A adoção de identificadores persistentes vinculados à classificação arquivística permite que documentos apresentados pelo cidadão sejam reutilizados em diferentes processos administrativos, sem necessidade de reapresentação.

Por exemplo, uma certidão de nascimento, um RG ou um CPF apresentados em um processo administrativo podem ser posteriormente referenciados em:

• processos de cadastro funcional

• processos previdenciários

• processos educacionais

• processos de benefícios sociais

Em vez de solicitar novamente esses documentos, o órgão público pode simplesmente referenciar o identificador arquivístico unívoco do documento já existente em sua base.

Essa abordagem reforça princípios arquivísticos fundamentais:

• unicidade documental

• integridade

• rastreabilidade

• autenticidade

Além disso, permite controle de versões, caso o documento seja atualizado ou substituído por nova versão digital.

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4 Relação com o RDC-Arq e preservação digital

No modelo arquivístico contemporâneo, os SIGADs são responsáveis pela gestão corrente e intermediária dos documentos digitais, enquanto os RDC-Arq (Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis) assumem a função de preservação de longo prazo.

Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), um RDC-Arq deve garantir:

• autenticidade

• confiabilidade

• integridade

• preservação

• acesso contínuo aos documentos digitais

A utilização de identificadores persistentes associados à classificação arquivística facilita:

• o rastreamento documental entre sistemas

• a preservação da identidade do documento ao longo do tempo

• a interoperabilidade entre plataformas governamentais

Dessa forma, a chave primária documental torna-se um elemento fundamental da cadeia de custódia digital arquivística.

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5 A Lei de Desburocratização e o reuso de documentos

A Lei nº 13.726/2018 introduziu princípios importantes para simplificação administrativa e racionalização de procedimentos na administração pública.

Entre suas disposições, a lei estabelece que os órgãos públicos devem evitar exigir do cidadão documentos que já estejam disponíveis na própria administração pública.

De acordo com a legislação:

“Os órgãos e entidades do poder público devem atuar para compartilhar informações e documentos entre si, evitando a exigência de apresentação de documentos que já constem em bases de dados da administração pública.”
(BRASIL, 2018).

Esse princípio implica uma mudança estrutural na forma como os sistemas de informação governamentais são projetados.

Em vez de exigir repetidamente documentos como:

• CPF

• RG

• certidão de nascimento

• comprovantes cadastrais

os órgãos públicos devem recuperar essas informações diretamente em suas bases de dados, assumindo a responsabilidade pela obtenção das informações.

Nesse cenário, a existência de identificadores documentais arquivísticos persistentes facilita enormemente a operacionalização da lei, pois permite localizar, referenciar e reutilizar documentos arquivísticos previamente apresentados pelo cidadão.

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6 Contribuições da Arquivologia para a transformação digital do Estado

A discussão sobre chaves primárias documentais vinculadas à classificação arquivística demonstra como a Arquivologia pode contribuir diretamente para a transformação digital da administração pública.

Autores como Duranti (1998) e Rondinelli (2013) já destacaram a importância da identidade, autenticidade e integridade dos documentos arquivísticos digitais. No contexto brasileiro, estudos sobre gestão arquivística digital e preservação digital têm enfatizado a necessidade de integração entre arquitetura de sistemas e princípios arquivísticos.

Nesse sentido, a adoção de modelos documentais baseados em:

• identificação persistente

• classificação arquivística

• controle de versões

• preservação digital em RDC-Arq

representa um caminho promissor para alinhar gestão documental, transformação digital e simplificação administrativa.

Mais do que uma solução tecnológica, trata-se de uma aplicação concreta dos princípios arquivísticos na arquitetura dos sistemas de informação do Estado.

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7 Considerações finais

A implementação de identificadores documentais arquivísticos unívocos, associados à classificação arquivística e integrados a SIGADs e RDC-Arq, pode contribuir significativamente para:

• reduzir a burocracia administrativa

• evitar a duplicação de documentos

• melhorar a interoperabilidade entre órgãos públicos

• cumprir as diretrizes da Lei nº 13.726/2018

• fortalecer a autenticidade e a preservação de documentos digitais

A Arquivologia, portanto, possui papel estratégico na construção de arquiteturas informacionais capazes de sustentar uma administração pública mais eficiente, transparente e centrada no cidadão.

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Referências

ARQUIVO NACIONAL. Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.

BRASIL. Lei nº 13.726, de 8 de outubro de 2018. Racionaliza atos e procedimentos administrativos dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e institui o Selo de Desburocratização e Simplificação. Diário Oficial da União, Brasília, 2018.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ). e-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ). Diretrizes para a implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis (RDC-Arq). Rio de Janeiro: Arquivo Nacional.

DURANTI, Luciana. Diplomatics: new uses for an old science. Lanham: Scarecrow Press, 1998.

RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos. 4. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2013.

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