Então, por quais motivos está ocorrendo o descumprimento de um preceito tão básico voltado aos documentos arquivísticos digitais?

Um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) é responsável pela produção de documentos arquivísticos digitais autênticos, confiáveis e acessíveis. A concepção de um SIGAD envolve a gestão arquivística dos documentos desde a sua produção até a destinação final, engloba controles de segurança da informação e procedimentos administrativos, além de apresentar diversos aspectos que propiciam o acesso de longo prazo.

No contexto brasileiro as normas que disciplinam a concepção, ou adaptação dos sistemas informatizados para se tornarem SIGADs, são: o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-ARQ Brasil), e, o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário (Moreq-Jus). A partir da análise e implementação dos requisitos dispostos em tais normas, um sistema informatizado será capaz de produzir documentos autênticos.

No caso de não ser viável a concepção de um SIGAD que abranja a produção documental de uma instituição por inteiro, é possível incorporar os requisitos do e-ARQ ou Moreq-Jus ao sistema de negócio que produz documentos de determinada área. Por exemplo, um sistema acadêmico que produz diários de classe, atestados de frequência, e demais documentos da área acadêmica, ao incorporar os requisitos de um SIGAD, também terá capacidade de produzir documentos autênticos.

Em outros casos, os sistemas de negócio podem ter suas ações controladas por um SIGAD, a fim de que os requisitos de gestão e controle que não estão disponíveis no sistema de negócio, sejam realizados pelo SIGAD, que atuará em paralelo no controle das operações que produzem e tramitam documentos arquivísticos.

O principal aspecto a ser considerado neste contexto, é que documentos arquivísticos precisam ser autênticos para serem elementos de prova. A criação de documentos em sistemas não aderentes ao e-ARQ ou ao Moreq-Jus, incorre na produção de documentos que só poderão ser considerados autenticados, situação em que determinada autoridade declara que os documentos são autênticos. Entretanto, uma autoridade pode declarar documentos falsos como sendo “autênticos”, ou seja, a aplicação da autenticação (o declarar a autenticidade) não garante que os documentos sejam realmente autênticos. Não por acaso, os sistemas informatizados que produzem documentos arquivísticos devem garantir a autenticidade dos documentos.

A maioria dos sistemas informatizados utilizados atualmente não são aderentes ao e-ARQ ou ao Moreq-Jus, ou são parcialmente, incorrendo em um cenário de produção de documentos que não podem ser garantidos como autênticos. Como se dará a comprovação de atividades e decisões de uma instituição ou indivíduo com documentos que não são autênticos? Como se darão as consultas informativas e históricas, que muitas vezes servem de fonte para a produção de teses e dissertações, sem a autenticidade dos documentos? Como de dará a produção de pesquisas científicas que utilizam dados e informações registrados em documentos, sendo que estes não são autênticos?

É dever das instituições públicas zelar pela autenticidade dos documentos produzidos em seu âmbito, da mesma forma que é direito do cidadão receber informações íntegras e autênticas. A Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/2011), por exemplo, deixa muito claro no seu Art. 6° “Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a: […] IV – informação primária, íntegra, autêntica e atualizada.”

Então, por quais motivos está ocorrendo o descumprimento de um preceito tão básico voltado aos documentos arquivísticos digitais? 

Via @Observatório de Documentos Digitais do Grupo CNPq Ged/A