"Código" (Plano) de classificação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES)

O plano ou "código" de classificação de documentos é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão ou entidade no exercício de suas funções e atividades (CONARQ, 2022, p. 47).

Trata-se de um esquema de distribuição de documentos em classes (ou séries ou funções, aqui consideradas como sinônimos), de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido.

Quando elaboramos um plano de classificação, acabamos por estabelecer níveis, que são dispostos de uma maneira lógica e hierárquica, a partir do conhecimento do contexto de produção dos documentos. Estes níveis, utilizemos a terminologia de classes ou de séries ou funções, serão esquematizadas do geral para o particular ou específico, assim como acontece com a descrição arquivística, e representam hierarquicamente as funções, subfunções e atividades (lembrando que a atividade estará expressa no tipo documental, no nome do documento, composto pela espécie - forma documental, e a atividade), que produzem os documentos, assegurando seu vínculo com o organismo produtor.

É ainda importante destacar, o Art. 5º do decreto nº. 4.915, de 2003:

Atribui aos órgãos setoriais do Siga a responsabilidade de implementar e coordenar as atividades de gestão de documentos e arquivos, em seu âmbito de atuação e dos órgãos seccionais, bem como de coordenar a elaboração de plano de classificação de documentos de arquivo, com base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de atuação e de seus seccionais.

Download:

- https://drive.google.com/file/d/1ue6VeuAaE2gCoc-QmxZOT9ynuchRcRxN/view?usp=sharing