Chaves Primárias Unívocas Persistentes e Reuso de Documentos Arquivísticos Digitais: contribuições da CCDA e do RDC-Arq para a desburocratização do Estado brasileiro

Autor: Prof. Daniel Flores
Grupo de Pesquisa CNPq GED/A – Gestão Eletrônica de Documentos Arquivísticos
Data de publicação: Outubro de 2026

Palavras-chave: identificadores persistentes, reuso de documentos, cadeia de custódia digital arquivística, RDC-Arq, SIGAD, GestãoDoc, preservação digital, classificação arquivística, temporalidade documental, desburocratização administrativa.

1. Introdução: da gestão documental ao reuso arquivístico confiável

A transformação digital do Estado brasileiro não pode se limitar à substituição de documentos em papel por arquivos digitais, nem à implantação de sistemas informatizados que reproduzam eletronicamente os mesmos procedimentos burocráticos anteriormente executados de forma presencial. Uma transformação efetiva exige repensar a arquitetura informacional da administração pública, a maneira como os documentos arquivísticos são identificados, gerenciados, preservados e relacionados aos processos de negócio e, sobretudo, como podem ser reutilizados legitimamente sem que o cidadão seja obrigado a apresentar reiteradamente documentos que o próprio Estado já possui.

Nesse contexto, propõe-se aprofundar a discussão sobre o emprego de chaves primárias unívocas persistentes para documentos arquivísticos digitais, entendidas como identificadores capazes de manter a identidade referencial de um documento ao longo de seu ciclo de vida, independentemente do sistema, do processo de negócio ou da agregação documental em que ele esteja relacionado.

Essa proposta precisa ser compreendida para além de uma solução de banco de dados. Não se trata simplesmente de atribuir um número a cada arquivo digital, mas de instituir um mecanismo de identificação, relacionamento, rastreabilidade e controle arquivístico que acompanhe o documento desde sua produção ou captura, passando pela gestão em um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) ou em um sistema de GestãoDoc, até sua transferência, recolhimento e preservação em um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), quando aplicável.

A questão ganha especial relevância quando consideramos documentos de identificação dos cidadãos, como o Registro Geral (RG), o Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), o título de eleitor, o certificado de reservista e as certidões de nascimento. São documentos frequentemente solicitados em diferentes procedimentos administrativos, embora possam já ter sido apresentados e capturados anteriormente por órgãos públicos.

A hipótese aqui defendida é que uma arquitetura arquivística baseada em identificadores persistentes, metadados adequados, relações documentais explícitas e regras de temporalidade aplicáveis aos diferentes contextos de uso pode contribuir simultaneamente para a autenticidade documental, a preservação digital e a desburocratização administrativa.

Essa proposta articula-se à Cadeia de Custódia Digital Arquivística (CCDA), às diretrizes para os RDC-Arq, aos requisitos de gestão documental do e-ARQ Brasil e do MoReq-Jus e aos princípios da norma ISO 15489-1:2016. Trata-se de uma proposta conceitual e arquitetural, cuja implementação depende da definição de requisitos, responsabilidades institucionais e procedimentos de gestão documental.

2. A identidade persistente do documento arquivístico digital

Em sistemas informatizados, uma chave primária identifica univocamente um registro dentro de determinada estrutura de dados. Entretanto, a identificação de um documento arquivístico digital ao longo de seu ciclo de vida exige mais do que uma chave interna de banco de dados.

Uma chave primária convencional pode deixar de funcionar como referência quando há migração entre sistemas, alteração de estrutura tecnológica, exportação de metadados ou transferência para outro ambiente de custódia. Por essa razão, propõe-se distinguir a chave primária interna do sistema de um identificador arquivístico persistente, cuja referência deve ser mantida e transportada entre ambientes tecnológicos.

O identificador persistente deve permitir reconhecer o documento sem depender exclusivamente de sua localização física, de seu nome de arquivo, do número do processo em que foi inicialmente utilizado ou do código de classificação atribuído em determinado contexto.

Sua implementação pode utilizar identificadores globalmente únicos, como UUID, desde que acompanhados de regras institucionais que assegurem sua persistência, unicidade, resolução e preservação nas transferências entre sistemas. O emprego de UUID, por si só, não garante persistência: ela depende da governança dos identificadores, dos metadados e dos procedimentos de migração.

É fundamental estabelecer uma distinção: o código de classificação arquivística não deve constituir, isoladamente, a chave primária persistente do documento. O código de classificação expressa o contexto funcional e arquivístico em que o documento se insere e pode variar conforme o plano de classificação, a atividade ou a agregação documental. O identificador persistente, por sua vez, deve continuar reconhecendo a entidade documental mesmo quando seus vínculos classificatórios se modificam ou se ampliam.

Isso não impede que o código de classificação seja utilizado como metadado obrigatório, índice de recuperação ou elemento de relacionamento. Significa apenas que ele não deve ser confundido com a identidade persistente do documento.

Uma arquitetura dessa natureza precisa distinguir, no mínimo:

• Identificador persistente: identifica a entidade documental ou a unidade documental definida pelo modelo de dados.

• Identificador da versão ou emissão: individualiza determinada versão, emissão ou manifestação documental.

• Código de classificação: situa o documento em seu contexto arquivístico.

• Identificador da agregação: identifica o processo, dossiê, série ou outra agregação em que o documento está relacionado.

• Identificador do objeto digital preservado: permite localizar e controlar o objeto efetivamente armazenado, quando distinto da entidade documental lógica.

• Identificadores de relacionamento: registram os vínculos entre documentos, versões, processos e ambientes de gestão ou preservação.

Essa separação é importante porque um documento pode estar relacionado a vários processos sem perder sua identidade, enquanto uma nova emissão ou uma nova versão pode exigir identificação própria, preservando a relação com o documento anterior.

3. Reuso de documentos: uma nova arquitetura para a administração pública

Imagine-se um cidadão que apresenta seu RG, CPF, título de eleitor e certificado de reservista para assumir um cargo público. Posteriormente, precisa desses mesmos documentos para instruir um procedimento previdenciário, uma atualização cadastral ou outro processo administrativo.

Em uma arquitetura tradicional, cada setor pode solicitar novamente os documentos, digitalizá-los, armazená-los em diretórios próprios e produzir cópias redundantes, frequentemente sem qualquer relacionamento estruturado com os documentos já capturados.

O resultado é uma multiplicação de arquivos, registros e versões sem controle, com custos de armazenamento, dificuldades de localização, riscos de divergência e aumento desnecessário dos encargos impostos ao cidadão.

Em uma arquitetura orientada ao reuso arquivístico, o documento capturado recebe um identificador persistente e seus metadados são registrados em ambiente de gestão documental. Quando outro processo necessita dele, o sistema pode localizar o objeto documental e estabelecer um novo vínculo, desde que haja fundamento jurídico, finalidade legítima, autorização de acesso e compatibilidade com as regras de proteção de dados.

O novo processo passa, assim, a referenciar um documento já existente, em vez de solicitar automaticamente sua reapresentação.

Por exemplo, um CPF apresentado durante um procedimento de posse pode ser relacionado a um processo de cadastro funcional e, posteriormente, a outro procedimento administrativo. A instituição precisa registrar esses vínculos, identificar os contextos de utilização e preservar as evidências necessárias para demonstrar qual documento foi utilizado, em que circunstância e sob qual responsabilidade.

O reuso, entretanto, não significa que todos os documentos devam ser mantidos em um único arquivo indiferenciado, nem que todos os processos devam compartilhar indiscriminadamente os mesmos objetos. O modelo deve respeitar a proveniência, a classificação, o contexto de produção, as restrições de acesso e as necessidades probatórias de cada procedimento.

Também é necessário distinguir a reutilização de um documento original da captura de uma cópia que se torna parte integrante de outro processo. Se o segundo procedimento produzir um novo documento arquivístico, por exemplo um termo de conferência ou uma decisão administrativa que registra a utilização daquele documento de identificação, esse novo documento deverá possuir identidade própria e estar relacionado ao documento utilizado.

Portanto, a proposta não é eliminar a individualidade dos documentos, mas permitir que suas identidades e relações sejam administradas de maneira explícita, consistente e verificável.

4. A Lei nº 13.726/2018 e a responsabilidade administrativa pela desburocratização

A Lei nº 13.726, de 8 de outubro de 2018, estabelece medidas para racionalizar atos e procedimentos administrativos dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, mediante a supressão ou simplificação de formalidades e exigências desnecessárias ou superpostas.

Seu artigo 1º explicita a finalidade de reduzir exigências cujo custo econômico ou social para o Estado e para o cidadão seja superior ao eventual risco de fraude. O artigo 3º, por sua vez, dispensa determinadas exigências documentais e estabelece regras específicas para simplificar a relação entre os órgãos públicos e os cidadãos.

Destaca-se especialmente o § 1º do artigo 3º, segundo o qual é vedada a exigência de prova relativa a fato que já houver sido comprovado pela apresentação de outro documento válido. O § 3º do mesmo artigo estabelece que os órgãos e entidades integrantes de um mesmo Poder não podem exigir do cidadão certidão ou documento expedido por outro órgão ou entidade desse mesmo Poder, ressalvadas as exceções previstas na própria lei.

Esses dispositivos devem ser interpretados conforme seu alcance jurídico, sem transformá-los em uma autorização irrestrita para compartilhar quaisquer documentos ou dados pessoais. A aplicação depende da natureza do procedimento, das exceções legais, das competências administrativas e das demais normas pertinentes.

Ainda assim, a lei oferece fundamento importante para uma mudança de paradigma: a administração pública deve eliminar exigências redundantes e organizar seus próprios procedimentos para evitar que o cidadão seja convertido em intermediário permanente entre setores e órgãos públicos.

Quando um documento já foi validamente apresentado e se encontra disponível em um ambiente institucional, sua recuperação e utilização, quando juridicamente cabíveis, devem ser consideradas alternativas à exigência repetitiva de apresentação. A instituição precisa estruturar seus sistemas, seus serviços de informação e seus procedimentos de gestão documental para tornar essa recuperação possível.

Não basta, portanto, que o órgão possua arquivos digitais dispersos em diferentes diretórios. É necessário conseguir localizar os documentos, identificar sua versão, verificar sua integridade, conhecer seu contexto e avaliar se continuam adequados à finalidade pretendida.

A utilização de identificadores persistentes, associada à classificação arquivística e à gestão de metadados, pode contribuir diretamente para operacionalizar esse objetivo. A desburocratização deixa de depender exclusivamente da iniciativa individual do servidor e passa a integrar a própria arquitetura dos sistemas e dos procedimentos administrativos.

A Lei nº 13.726/2018 não determina, por si só, a adoção de uma tecnologia específica de identificação documental. A proposta aqui desenvolvida é que os identificadores persistentes constituam um recurso técnico-arquivístico capaz de apoiar a concretização de seus objetivos.

5. Certidões atualizadas, novas emissões e versionamento documental

A questão se torna mais complexa quando o documento reutilizado precisa estar atualizado.

Considere-se uma certidão de nascimento apresentada por um cidadão em determinado procedimento administrativo. Alguns anos depois, outro órgão solicita uma certidão emitida recentemente, seja por exigência legal específica, seja porque o procedimento requer comprovação atualizada de determinada situação registral.

Não seria correto presumir que o documento anteriormente capturado satisfaz necessariamente essa nova exigência. A possibilidade de reutilização depende da finalidade, da validade, dos requisitos do procedimento e da necessidade de comprovar uma situação atual.

Por outro lado, também não seria adequado tratar a nova emissão como se apagasse a existência e a trajetória da certidão anterior.

Uma certidão anteriormente emitida e uma nova certidão emitida posteriormente são documentos relacionados, mas não devem ser automaticamente confundidos como um único objeto documental imutável. A nova emissão possui data, contexto e conteúdo próprios, ainda que se refira ao mesmo registro civil.

Por isso, a arquitetura proposta deve distinguir a identidade lógica de uma família de documentos relacionados da identidade individual de cada emissão ou versão.

Nesse modelo, pode existir um identificador persistente que represente a entidade lógica ou o conjunto relacionado, enquanto cada emissão documental recebe seu próprio identificador individual. O vínculo entre ambos permite localizar a certidão anterior, reconhecer a nova emissão e preservar a relação histórica entre elas.

O mesmo princípio se aplica a outros documentos cuja atualização possa gerar uma nova manifestação documental. Não se deve sobrescrever o objeto anterior nem substituir silenciosamente seu conteúdo por um arquivo mais recente.

O versionamento precisa preservar a história documental, registrar as relações entre as versões e manter os metadados que permitam identificar sua origem, suas datas, suas características e os eventos que marcaram sua incorporação ao sistema.

É necessário, ainda, distinguir uma nova emissão de uma alteração técnica realizada sobre um objeto digital. A conversão de formato para preservação, por exemplo, pode gerar uma nova representação técnica do mesmo conteúdo documental sem constituir uma nova emissão do documento. Já uma certidão reemitida pelo cartório corresponde a um novo ato documental, que deve ser relacionado à emissão anterior.

Essa distinção evita que o versionamento se torne uma simples sequência de arquivos denominada “versão 1”, “versão 2” ou “versão final”, sem evidências suficientes sobre o que efetivamente mudou.

6. Reuso, classificação arquivística e temporalidade: quando um documento passa a integrar novos contextos

A relação entre reuso e temporalidade constitui um dos aspectos centrais desta proposta.

A classificação arquivística não é um atributo meramente decorativo do documento. Ela expressa sua relação com as funções, atividades e processos que justificam sua produção ou captura, e orienta a aplicação dos instrumentos de temporalidade e destinação.

Um documento inicialmente relacionado a determinado processo pode, posteriormente, ser utilizado em outro processo de negócio, associado a outra classe ou série documental do Código de Classificação de Documentos (CCD) ou do Plano de Classificação de Documentos (PCD). Essa nova relação pode produzir consequências para a gestão de sua guarda.

É necessário, entretanto, evitar uma conclusão simplificadora: a simples referência a um documento em outro processo não altera automaticamente, em todos os casos, sua temporalidade. A consequência depende da natureza do vínculo, da classificação aplicável, da Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD), das regras institucionais e das obrigações legais ou administrativas incidentes.

A proposta é que cada novo vínculo seja registrado e avaliado pelo sistema de gestão documental. O sistema deve identificar se o documento foi apenas consultado, se passou a integrar efetivamente uma nova agregação documental, se foi incorporado como cópia ou se houve produção de um novo documento arquivístico.

Essas situações não são equivalentes.

Quando um documento existente passa a integrar efetivamente um novo processo, a instituição precisa avaliar se esse vínculo estabelece uma obrigação de guarda adicional. Caso a TTD aplicável determine um prazo de retenção relacionado a esse novo contexto, o sistema deverá considerar essa obrigação antes de permitir qualquer eliminação.

A temporalidade deve, portanto, ser gerenciada em função das relações documentais e das regras aplicáveis, e não exclusivamente como um campo isolado atribuído uma única vez ao arquivo digital.

Considere-se o seguinte exemplo hipotético:

Uma certidão de nascimento foi capturada em 2022 e relacionada a um processo administrativo cuja guarda está prevista até determinada data. Em 2025, o mesmo documento é utilizado, legitimamente, em outro processo, classificado em série documental distinta, com prazo de guarda próprio.

Se a nova relação documental estabelecer uma obrigação válida de guarda que permaneça vigente após o encerramento do prazo aplicável ao primeiro processo, o sistema não deverá permitir a eliminação do objeto enquanto essa obrigação adicional persistir.

Para isso, a instituição precisa manter o registro das diferentes relações, dos respectivos marcos temporais e das regras de destinação aplicáveis. A decisão de eliminação deve considerar o conjunto das obrigações vigentes e não apenas o prazo originalmente associado ao documento.

Podemos sintetizar o princípio da seguinte maneira:

Nenhum documento deve ser eliminado enquanto permanecer vigente uma obrigação de guarda validamente aplicável a ele ou a uma das relações documentais que exijam sua manutenção.

Isso não significa que todos os usos prolonguem automaticamente a guarda, nem que um documento deva permanecer indefinidamente no sistema. Significa que a avaliação e a destinação precisam considerar todos os vínculos e prazos aplicáveis, com base nos instrumentos de gestão documental e nas regras institucionais competentes.

A arquitetura deve, assim, permitir que a temporalidade seja controlada de forma relacional, com rastreabilidade das decisões e evidências suficientes para demonstrar por que determinada eliminação foi autorizada ou impedida.

7. SIGAD, GestãoDoc e o Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos

A implementação dessa proposta deve considerar os modelos de requisitos que orientam a gestão arquivística de documentos no Brasil.

O e-ARQ Brasil, modelo desenvolvido pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), especifica requisitos funcionais e metadados para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. Sua versão 2 foi aprovada pela Resolução CONARQ nº 50, de 6 de maio de 2022.

O SIGAD — Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos — é o sistema que reúne os procedimentos e controles necessários à produção ou captura, classificação, tramitação, utilização, arquivamento, avaliação e destinação de documentos arquivísticos. Sua função não se limita a armazenar arquivos: deve sustentar a gestão documental com requisitos que contribuam para a confiabilidade, a autenticidade e a manutenção dos documentos ao longo do tempo.

No âmbito do Poder Judiciário, o MoReq-Jus — Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário — estabelece requisitos específicos para os sistemas de gestão de processos e documentos judiciais e administrativos. O modelo foi instituído originalmente pela Resolução CNJ nº 91/2009 e atualizado pela Resolução CNJ nº 522/2023.

O GestãoDoc é a denominação empregada no contexto do MoReq-Jus para o sistema informatizado de gestão de documentos e processos que implementa os requisitos pertinentes ao gerenciamento documental no Judiciário. Não se deve confundir o nome do sistema com o próprio modelo de requisitos: o MoReq-Jus define os requisitos, enquanto o GestãoDoc é o sistema que os implementa.

A ISO 15489-1:2016, por sua vez, apresenta conceitos e princípios para a produção, captura e gestão de documentos, seus metadados, os sistemas documentais, os controles e as responsabilidades institucionais. É uma referência internacional importante para a concepção de um Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos (SGDA), sem que isso implique considerar SIGAD, GestãoDoc e SGDA como denominações perfeitamente intercambiáveis em todos os contextos normativos.

A proposta de identificadores persistentes e reuso documental pode ser desenvolvida em consonância com esses modelos. Contudo, não se deve afirmar que eles prescrevem necessariamente a arquitetura específica aqui proposta: trata-se de uma possibilidade de implementação que deve ser avaliada e especificada conforme os requisitos aplicáveis.

8. RDC-Arq e preservação da identidade documental

A identificação persistente não deve terminar quando o documento deixa o ambiente de gestão corrente ou intermediária.

Quando um documento é transferido ou recolhido para um RDC-Arq, sua identidade referencial, seus metadados e suas relações documentais precisam ser preservados. O repositório deve manter evidências que permitam reconhecer o documento, verificar sua integridade e acompanhar os eventos relevantes de sua preservação.

As Diretrizes para a Implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis, versão 2, aprovadas pela Resolução CONARQ nº 51/2023, orientam a implementação de repositórios capazes de sustentar a autenticidade, a integridade, a confidencialidade, a disponibilidade, o acesso e a preservação dos documentos digitais.

Nesse ambiente, o identificador persistente pode atuar como elo entre a entidade documental registrada no SIGAD ou GestãoDoc e o objeto preservado no RDC-Arq. A implementação deve garantir que a transferência não rompa as relações entre o documento, seus metadados e as agregações que explicam seu contexto de produção e uso.

Também é necessário distinguir a identidade do documento da localização de seus arquivos e de suas representações técnicas. Um mesmo documento pode ter representações em diferentes formatos ou ser submetido a migrações para garantir sua preservação. Essas operações devem ser registradas por meio dos metadados e eventos de preservação pertinentes, sem que a mudança técnica seja confundida com uma nova emissão documental.

O RDC-Arq não deve ser tratado como uma simples extensão de armazenamento do sistema de gestão. Ele possui responsabilidades próprias de preservação e precisa operar conforme políticas, procedimentos e requisitos que assegurem a manutenção dos objetos e das evidências necessárias à sua interpretação e verificação ao longo do tempo.

Se um documento preservado for posteriormente referenciado em um novo processo de negócio, o novo vínculo deverá ser registrado no sistema responsável pela gestão documental, e as informações pertinentes deverão ser comunicadas ao ambiente de preservação quando afetarem os metadados, as relações ou as obrigações de guarda do objeto preservado.

Isso não significa que o RDC-Arq deva assumir isoladamente todas as funções de classificação, cálculo de temporalidade e autorização de acesso. Essas responsabilidades precisam ser definidas institucionalmente, com integração entre os sistemas e preservação das evidências necessárias à continuidade da custódia.

9. A Cadeia de Custódia Digital Arquivística como fundamento da autenticidade

A Cadeia de Custódia Digital Arquivística (CCDA) constitui o eixo que articula a gestão documental, a transferência entre ambientes e a preservação confiável dos documentos arquivísticos digitais.

A atribuição de identificadores persistentes contribui para essa cadeia porque permite manter referências consistentes aos documentos e registrar suas relações ao longo do ciclo de vida. Entretanto, a existência de uma chave unívoca, isoladamente, não garante autenticidade.

A autenticidade depende de um conjunto de evidências e controles que sustentem a identidade e a integridade do documento, sua proveniência, seu contexto de produção, as responsabilidades pela custódia e os eventos que ocorreram durante sua gestão e preservação.

Nesse sentido, a proposta é que cada documento seja acompanhado de metadados e registros que permitam reconstruir sua trajetória, identificar os ambientes em que foi mantido, verificar as transferências realizadas e reconhecer os vínculos estabelecidos com processos e agregações documentais.

Quando ocorre o reuso, o novo vínculo deve ser registrado sem apagar o contexto anterior. Quando ocorre uma nova emissão, ela deve ser identificada e relacionada à emissão precedente. Quando o documento é transferido ao RDC-Arq, seu identificador persistente e os metadados pertinentes devem continuar disponíveis, juntamente com as evidências necessárias para sustentar a continuidade da custódia.

Essa abordagem permite conceber a CCDA não apenas como uma sequência de transferências entre sistemas, mas como uma infraestrutura de responsabilidade, rastreabilidade e confiança documental.

A chave persistente torna-se, assim, um componente da arquitetura da CCDA, articulado aos metadados, aos eventos de gestão e preservação, aos controles de integridade e às relações documentais.

10. Proteção de dados pessoais e limites do reuso

A desburocratização não pode ser confundida com a disponibilização irrestrita de documentos pessoais.

RG, CPF, título de eleitor, certificado de reservista e certidões de nascimento contêm informações pessoais que devem ser tratadas de acordo com a finalidade administrativa, a base legal aplicável, os princípios de necessidade e adequação e as regras de acesso pertinentes.

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018) deve ser considerada na definição dos procedimentos de compartilhamento e reutilização. A existência de um documento em um sistema institucional não autoriza automaticamente seu acesso por qualquer servidor, setor ou órgão.

A arquitetura de reuso deve prever controles de acesso, registros de consulta, identificação dos responsáveis, justificativas de utilização quando necessárias e mecanismos para demonstrar a legitimidade do tratamento. Também deve distinguir a localização de um documento da autorização para acessar seu conteúdo.

O objetivo é evitar que o cidadão seja obrigado a reapresentar documentos desnecessariamente, sem comprometer a privacidade, a segurança da informação ou os direitos dos titulares.

A identificação persistente, quando articulada à governança da informação, permite que os sistemas encontrem o documento e avaliem as condições de acesso sem que isso implique sua exposição indiscriminada.

11. Uma proposta de arquitetura para o ciclo de vida documental

A partir das discussões anteriores, propõe-se que uma arquitetura de gestão e preservação documental contemple os seguintes componentes:

1. Identificação persistente: atribuição de identificador estável ao documento ou à entidade documental definida no modelo de dados.

2. Identificação das versões e emissões: atribuição de identificadores próprios quando necessário, preservando as relações com o documento original ou com versões anteriores.

3. Metadados arquivísticos: registro da proveniência, do contexto de produção, da classificação, das datas relevantes e das características do documento.

4. Relacionamentos documentais: manutenção dos vínculos com processos, dossiês, séries, documentos relacionados e demais agregações.

5. Reuso controlado: localização e vinculação de documentos existentes a novos processos, mediante verificação da finalidade e das condições legítimas de acesso e utilização.

6. Gestão da temporalidade: avaliação das regras de guarda aplicáveis a cada contexto e controle das obrigações que impedem a eliminação.

7. Transferência ao RDC-Arq: manutenção da identidade persistente, dos metadados e das evidências necessárias à continuidade da custódia.

8. Preservação digital: registro de eventos, verificações de integridade, migrações e demais operações necessárias à manutenção dos objetos digitais.

9. Destinação documentada: autorização de eliminação ou recolhimento conforme os instrumentos de temporalidade e destinação, as obrigações vigentes e os procedimentos institucionais.

Esse modelo não exige que todos os documentos sejam fisicamente armazenados uma única vez em qualquer circunstância. A arquitetura deve avaliar quando é adequado referenciar um objeto existente e quando uma nova captura ou cópia constitui um documento arquivístico distinto, necessário ao contexto probatório do processo.

O requisito fundamental é que a instituição não produza duplicações descontroladas nem perca a capacidade de demonstrar a identidade, a proveniência, a integridade e o contexto de cada documento.

12. Considerações finais

As chaves primárias unívocas persistentes, quando concebidas como parte de uma arquitetura arquivística e não apenas como um recurso de banco de dados, podem contribuir para uma transformação significativa na forma como o Estado brasileiro identifica, reutiliza, gerencia e preserva documentos digitais.

Sua contribuição ultrapassa a recuperação de arquivos: envolve a manutenção da identidade documental, a gestão dos vínculos entre processos de negócio, o controle das versões e emissões, a aplicação das regras de temporalidade e a continuidade da custódia entre SIGAD, GestãoDoc e RDC-Arq.

O reuso documental precisa ser compreendido como uma operação arquivística controlada. Um documento pode ser relacionado a diferentes processos sem perder sua identidade, mas cada vínculo deve ser registrado e avaliado conforme seu contexto. Uma nova emissão deve preservar sua relação com as anteriores, sem apagar a individualidade de cada documento. A temporalidade, por sua vez, deve considerar as obrigações de guarda efetivamente aplicáveis, impedindo a eliminação enquanto persistirem obrigações válidas, mas sem criar prorrogações automáticas e indefinidas.

No âmbito da CCDA, os identificadores persistentes contribuem para manter a rastreabilidade e a continuidade referencial dos documentos, desde a captura até a preservação digital. No RDC-Arq, essa continuidade precisa ser acompanhada das evidências de identidade, integridade, proveniência e dos eventos necessários à manutenção da autenticidade.

Por fim, a proposta tem uma dimensão pública e cidadã. A administração pública deve desenvolver condições técnicas, arquivísticas e organizacionais para localizar e utilizar legitimamente documentos que já possui, evitando exigências redundantes e simplificando os procedimentos administrativos, conforme os objetivos da Lei nº 13.726/2018.

Desburocratizar também significa organizar a memória documental do Estado para que o cidadão não precise reapresentar, indefinidamente, aquilo que a própria administração já recebeu, registrou e tem condições legítimas de recuperar.

A identificação persistente, a gestão arquivística e a preservação confiável podem contribuir para que essa responsabilidade seja incorporada à arquitetura dos sistemas públicos, fortalecendo simultaneamente a eficiência administrativa, a autenticidade documental, a proteção dos dados pessoais e a continuidade da custódia digital arquivística.

Referências

BRASIL. Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018. Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Brasília, DF: Presidência da República, 2018.

BRASIL. Lei nº 13.726, de 8 de outubro de 2018. Racionaliza atos e procedimentos administrativos dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e institui o Selo de Desburocratização e Simplificação. Brasília, DF: Presidência da República, 2018. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13726.htm. Acesso em: 23 out. 2026.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). e-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. Versão 2. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2022. Aprovado pela Resolução CONARQ nº 50, de 6 de maio de 2022.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Diretrizes para a implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis (RDC-Arq). Versão 2. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2023. Aprovadas pela Resolução CONARQ nº 51, de 25 de agosto de 2023.

CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA (Brasil). Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão de processos e documentos do Poder Judiciário: MoReq-Jus. 2. ed. Brasília, DF: CNJ, 2023.

INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION. ISO 15489-1:2016: information and documentation — records management — part 1: concepts and principles. Geneva: ISO, 2016.

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