🏛 Como adicionar uma entidade custodiadora no AtoM (Access to Memory): passo a passo com base na norma ISDIAH

O AtoM (Access to Memory) é um software livre e gratuito, amplamente utilizado no mundo para descrição arquivística, desenvolvido com base nos princípios das normas do Conselho Internacional de Arquivos (CIA/ICA). Um de seus módulos essenciais é o que permite cadastrar entidades custodiadoras — tradução recomendada ao português do termo Archival Institution — ou seja, instituições que produzem, acumulam e/ou custodiam documentos arquivísticos.

Neste tutorial, explicamos como cadastrar uma entidade custodiadora no AtoM, contextualizando sua importância com base na norma internacional ISDIAH (International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings).

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📚 1. O que é uma "entidade custodiadora"?

De acordo com a terminologia arquivística brasileira, uma entidade custodiadora é uma instituição responsável pela guarda, preservação e acesso a documentos de arquivo. Pode ser um arquivo público, um arquivo universitário, centros de documentação ou qualquer organização arquivística que desempenhe essa função, conforme definido pela norma ISDIAH.

Sobre a ISDIAH:

A ISDIAH (2008), publicada pelo Conselho Internacional de Arquivos, estabelece diretrizes padronizadas para descrever entidades que custodiam acervos arquivísticos. Seus objetivos incluem:

• Estabelecer descrições padronizadas de instituições arquivísticas;

• Facilitar o intercâmbio internacional de informações sobre essas entidades;

• Promover a interoperabilidade entre sistemas e repositórios digitais.

A descrição segundo a ISDIAH visa tornar compreensível quem é o produtor ou custodiante dos documentos. É um elemento-chave para a transparência, a responsabilidade institucional e a contextualização dos fundos arquivísticos.

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🖥️ 2. Acessando o AtoM como administrador

Antes de cadastrar uma entidade custodiadora, é necessário:

1. Acessar o AtoM pelo navegador;

2. Fazer login com uma conta de administrador (usuário com permissões suficientes para editar descrições e configurações).

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🧭 3. Caminho para cadastrar nova entidade custodiadora

Com o login feito, siga os passos abaixo:

🪜 Passo a passo

1. No menu superior, clique em:
   🔹 "Administração" > "Entidades custodiadoras" (ou "Archival Institutions", se seu AtoM estiver em inglês).

2. Clique no botão "Adicionar" (ícone de “+”, geralmente no canto superior direito).

3. Preencha o formulário com os seguintes campos principais, conforme a ISDIAH:

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📝 4. Campos recomendados para descrição segundo a ISDIAH

Campo no AtoM	Correspondente ISDIAH	Explicação
Nome autorizado	Identidade (3.1)	Nome oficial da instituição (ex: Arquivo Público do Estado de São Paulo).
Outras formas do nome	Identidade (3.2)	Siglas, nomes anteriores, variantes.
Tipo	Identidade institucional (3.3)	Escolha entre tipos como “Arquivo público”, “Arquivo universitário”, “Centro de documentação” etc.
História institucional	Descrição institucional (3.4)	Breve histórico da fundação, evolução, legislação pertinente.
Mandato/funções	Mandato e funções (3.5)	O que a instituição faz, seu papel legal e arquivístico.
Estrutura administrativa	Estrutura administrativa (3.6)	Como a entidade está organizada internamente.
Políticas de acesso	Políticas de acesso (3.7)	Informações sobre acesso público ou restrições.
Serviços	Serviços públicos (3.8)	Serviços ao usuário, reprodução, consulta.
Áreas geográficas e culturais	Áreas de atuação (3.9)	Abrangência territorial e/ou cultural.
Endereço	Localização e contatos (3.10)	Endereço físico e informações de contato.
URL do site	Fontes de informação (3.11)	Endereço da página institucional, se houver.

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🧩 5. Campos complementares úteis

• Relações com outras entidades: útil para vincular com entidades subordinadas ou superiores;

• Descrição geral dos acervos custodiados: uma visão geral dos fundos e coleções arquivísticas;

• Normas e práticas adotadas: como ICA-AtoM, ISAD(G), normas nacionais, e-ARQ Brasil etc.

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💾 6. Salvando e visualizando

Após preencher os campos desejados:

1. Clique em "Salvar" (botão no topo ou final da página);

2. A nova entidade custodiadora será listada e poderá ser visualizada publicamente (a depender das permissões configuradas);

3. Você poderá, então, associar essa entidade às descrições arquivísticas de fundos e coleções custodiadas por ela.

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🌐 7. Interoperabilidade e boas práticas

Adicionar e descrever entidades custodiadoras com base na ISDIAH contribui para:

• Interoperabilidade internacional entre sistemas arquivísticos;

• Maior contexto na descrição dos acervos, alinhando-se às normas ISAD(G), ISAAR(CPF), e ao Modelo OAIS;

• Transparência institucional e rastreabilidade dos documentos arquivísticos;

• Facilitação da gestão arquivística, pois o AtoM permite associar automaticamente o custodiante à documentação.

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🧭 8. Considerações finais

O cadastro adequado de entidades custodiadoras no AtoM é uma etapa fundamental para garantir a confiabilidade, contextualização e transparência da informação arquivística. A adoção da ISDIAH como base descritiva fortalece a integração entre instituições e sistemas arquivísticos, sendo essencial para a construção de repositórios digitais confiáveis, como o RDC-Arq no Brasil.

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📚 Referências e leituras recomendadas

• CIA/ICA. ISDIAH - International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings, 2008. Link oficial.

• CIA/ICA. ISAD(G) e ISAAR(CPF) — demais normas da família.

• Flores, Daniel. Preservação Digital e RDC-Arq. 2023.

• CONARQ. Resoluções.

• AtoM Documentation: https://www.accesstomemory.org

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Se você trabalha com descrição arquivística e ainda não conhece o AtoM, vale a pena explorar essa poderosa ferramenta de software livre. E lembre-se: a boa descrição começa pelo contexto institucional!

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Grupo de Pesquisa CNPq UFAL PDS & Ged/A.