Embora no Brasil o termo digitalização venha sendo utilizado amplamente como o processo de capturar ou representar documentos analógicos, assim como informatizar um processo de negócio, quando adentramos nos referenciais da transformação digital, existem dois termos em inglês que, quando traduzidos para o português, causaram uma confusão conceitual.
Estamos falando tanto do termo “digitization” quanto do “digitalization”. que, segundo Mahraz, Benabbou e Berrado (2019, p. 921-922, 1990, apud Silva, 2022, p. 36), nos trazem que:
Com efeito, digitalização (digitization) significa a conversão de um formato analógico para um formato digital; é a representação da informação com uma linguagem binária (0 e 1). É a representação da informação em qualquer sistema de computador. Por exemplo, podemos digitalizar uma foto com um scanner para armazená-la em um CD. Enquanto digitização (digitalization) significa o uso de dados e tecnologia digital para automatizar o manuseio de dados e otimizar processos, é o uso de um sistema de computador para automatizar ou semi-automatizar processos. Deste ponto de vista, informatização é termo próximo à digitização e às vezes é considerado sinônimo (grifo nosso).
No entanto, segundo observado por Silva (2022), no Brasil, o termo “digitization” foi traduzido para “digitalização”, e o termo “digitalization” como “digitização” ou como sinônimos como observamos.
Ademais disso, conforme Mendonça e Zaidan (2019, p.296), “o processo de digitalização nas organizações modernas e na sociedade tornou-se tão frequente e ampliado, que um novo conceito foi introduzido para caracterizar as mudanças tecnológicas inseridas na sociedade e em suas organizações – a chamada transformação digital”. Isso fez com o termo transformação digital fosse associado ao conceito de digitalização como o simples ato de conversão de documentos analógicos em documentos em formato digital. No entanto, é importante ressaltar que a transformação digital é um fenômeno muito mais amplo, que se refere ao uso tecnologias digitais para automatizar processos, o que envolve mudança de modelos de negócio e cultura organizacional, o que estaria mais próximo do conceito de “digitização” ou de "digitalize" do inglês.
Assim, embora a legislação arquivística brasileira utilize o termo digitalização, o que envolve a conversão de documentos um formato analógico para o formato digital, o termo digitização seria mais apropriado, pois esse processo envolve, ou pelo menos deveria envolver, assegurar que o ambiente em que essa conversão de formatos aconteça deve ser seguro o suficiente para manter os representantes digitais gerados autênticos e confiáveis, o que envolve elementos tais como uma boa definição dos conceitos envolvidos, requisitos técnicos mínimos para a digitalização, definição de um conjunto mínimo de metadados de gestão, descrição e preservação, e requisitos para manutenção e preservação dos representantes digitais.
Reflexões e Pesquisas do Grupo CNPq Ged/A.
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