Archivos Judiciales en la Era Digital ¿Qué ocurre cuando un documento o medio digital es demasiado grande, o presenta una extensión incompatible con el sistema oficial de proceso electrónico?

 Archivos Judiciales en la Era Digital

¿Qué ocurre cuando un documento o medio digital es demasiado grande, o presenta una extensión incompatible con el sistema oficial de proceso electrónico?

La Resolución CNJ n.º 408/2021 contempla expresamente esta situación. Su art. 2.º establece que los documentos y medios digitales relacionados con los autos de procesos judiciales y administrativos que no puedan ser incorporados al sistema de proceso electrónico debido a su tamaño o extensión deben ser recibidos, almacenados y accesibles mediante un RDC-Arq, Repositorio Archivístico Digital Confiable.

La norma también determina que el sistema debe permitir el acceso continuo a estos documentos y medios, mediante enlaces o mediante la indicación de la dirección de acceso registrada en los autos.

Esto es particularmente relevante para archivos audiovisuales, sonoros, iconográficos y otros medios digitales que pueden superar las capacidades técnicas de los sistemas procesales.

La cuestión archivística es fundamental: una limitación técnica del sistema no elimina el documento del expediente judicial. El documento continúa vinculado al expediente y debe contar con mecanismos adecuados de gestión, almacenamiento, acceso y preservación digital.

En el entorno digital, el RDC-Arq no es un depósito externo desconectado del proceso. Forma parte de la arquitectura necesaria para garantizar la gestión y el acceso a los objetos digitales que el sistema procesal no puede incorporar directamente.

Prof. Daniel Flores / PPGCI-UFAL

Fuente: Resolución CNJ n.º 408/2021, art. 2.º y parágrafo único.