Compartilhamos a nota Publica da SECULT sobre a situação do Arquivo Publico do Ceará

Compartilhamos a nota Publica da SECULT sobre a situação do Arquivo Publico do Ceará 

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Nota Pública — Arquivo Público do Estado do Ceará

20 DE MARÇO DE 2024 - 18:48

A Secretaria da Cultura do Ceará (Secult Ceará) vem, por meio da presente nota, elucidar ao público sobre questões relativas ao Arquivo Público do Estado do Ceará (Apec). Mais precisamente sobre a situação do Arquivo Intermediário (anexo) e sobre as recomendações n°s 0001/2024/1ª PmJFOR e 0002/2023/1ª PmJFOR, do Ministério Público do Estado do Ceará.

A Lei nº 13.087, de 29.12.00, que dispõe sobre a reestruturação do Sistema Estadual de Documentação e Arquivo (Sedarq), e a criação da Comissão Estadual de Arquivo (Cearq) e dá outras providências, no art. 5º, inciso I, preconiza o seguinte, verbis:

“Art. 5º. Compete ao Arquivo Público do Estado do Ceará:

I- a gestão, o recolhimento e a preservação produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Estadual, bem como facilitar o acesso aos documentos sob sua guarda.”

A Secult Ceará reforça que a sua atuação tem como objetivo garantir que o Apec cumpra a sua finalidade, bem como as orientações legislativas. A Secretaria também pontua que o Apec pode guardar documentos cartoriais que possuam relevância para a pesquisa, e que está atuando nesta frente de acordo com a legislação e com rito próprio.

Arquivo Intermediário (anexo)

O Arquivo Intermediário tem por finalidade abrigar a triagem da documentação em idade intermediária para aplicação de tabelas de temporalidade. O equipamento é um anexo do Arquivo Público.

Dito isso, a Secult Ceará elucida que o prédio que atualmente sedia o Arquivo Intermediário será fechado em decorrência da urgente necessidade de manutenção. Os arquivos e acervos que se encontram no local terão os seguintes destinos: os documentos de caráter permanente serão encaminhados à sede principal do Apec; outros passarão pelo processo de avaliação; enquanto os documentos cartoriais seguirão a recomendação do Ministério Público. Os servidores que atuam no local passarão a trabalhar na sede do Arquivo Público do Ceará.

Essa decisão vem sendo discutida entre gestão e servidores desde o mês de janeiro de 2024 por meio da Mesa Estadual de Negociação Permanente (Menp).

Recomendação do Ministério Público

As recomendações nºs 0001/2024/1ª PmJFOR e 0002/2023/1ª PmJFOR, do Ministério Público do Estado do Ceará (MPCE), abordam a adoção de medidas por parte do Arquivo Público do Estado do Ceará (Apec) para que os cartórios da capital e de outros municípios do Estado realizem, por conta própria e às suas expensas, a guarda, conservação e armazenamento de seus arquivos, uma vez que não cabe ao Estado a obrigação de guarda de documentos particulares que não sejam considerados de interesse público e social.

Contextualização

Em meados de 1994, o Arquivo Público do Estado do Ceará recebeu documentos oriundos de cartórios do Estado do Ceará (capital e demais municípios).

Esta situação foge à função originária do Arquivo Público do Estado do Ceará, uma vez que compete ao referido equipamento cultural a gestão, o recolhimento e a preservação dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Estadual.

Saliente-se, ainda, que os documentos dos diversos cartórios da capital e de outros municípios do Estado, depositados no Apec, ocupam um percentual de aproximadamente 80% (oitenta por cento) da área destinada ao acondicionamento de acervos, que deveria ser ocupada por documentos de competência do Arquivo Público.

A Secult Ceará destaca que em 22/07/2022, foi protocolado na Secult parecer arquivístico, subscrito pelo gestor do Arquivo Público, à época, Márcio Porto, e por dois servidores desta Secretaria relativo a presença de documentos cartorários que se encontram sob custódia do Apec.

Em setembro de 2022, a Secult também recebeu denúncia realizada por meio de ouvidoria do Ministério Público questionando o Apec sobre a situação de guarda de documentos cartorários no Equipamento Cultural.

Ainda no ano de 2022, no dia 29/09, por meio de Ofício, subscrito pelo secretário da Cultura, à época, Fabiano Piúba, foi realizada consulta à Corregedoria Geral de Justiça do Tribunal de Justiça do Ceará sobre a guarda de documentos cartorários no Apec.

Já em março de 2023, a Secult Ceará foi convocada a prestar informações no Ministério Público sobre a guarda excessiva de documentos oriundos dos cartórios, em desvio da funcionalidade do Apec.

No fim de dezembro de 2023, o Apec recebeu a primeira recomendação do MPCE; já a segunda foi enviada em janeiro deste ano (2024). 

Por fim, a Secult Ceará enfatiza que segue as orientações do Ministério Público do Estado do Ceará e das legislações pertinentes para gestão de documentos e arquivos.

Legislação aplicável à documentação dos Cartórios

Sob a perspectiva da Constituição Federal de 1988, o Art. 236 menciona que os serviços notariais e de registro são exercidos em caráter privado, por delegação do Poder Público.

A norma geral que regula a matéria é a Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973, na qual é possível aferir de forma clara e evidente, a obrigação dos cartórios em promover a guarda dos referidos arquivos, senão vejamos:

(…)

Art. 22. Os livros de registro não sairão do respectivo cartório, salvo autorização judicial, ou ocorrendo força maior.

Art. 23. Todas as diligências judiciais e extrajudiciais que exigirem a apresentação de qualquer livro ou documento, efetuar-se-ão, sempre que possível, no próprio cartório.

Art. 24. Os oficiais devem manter em segurança, permanentemente, os livros e documentos e respondem pela sua ordem e conservação.

Art. 25. Os papéis referentes ao serviço do registro serão arquivados em cartório mediante a utilização de processos racionais que facilitem as buscas, facultada a utilização de microfilmagem e de outros meios de reprodução autorizados em lei.

Art. 26. Os livros e papéis pertencentes ao arquivo do cartório ali permanecerão indefinidamente.

Art. 27. Quando a lei criar novo cartório, enquanto este não for instalado, os registros continuarão a ser feitos no cartório que sofreu o desmembramento, não sendo necessário repeti-los no novo ofício”

(…)