O que é, de fato, o Acervo Acadêmico Digital (AAD)? Um ensaio e uma análise crítica dos pesquisadores do Grupo CNPq UFAL PDS & Ged/A para as IFES

Por que discutir o Acervo Acadêmico Digital?

Nos últimos anos, universidades e arquivistas têm debatido intensamente a implantação do Acervo Acadêmico Digital (AAD), regulamentado pelo Ministério da Educação (MEC) por meio das Portarias nº 315/2018, nº 1.224/2019 e nº 554/2019. Mas afinal, o que é, de fato, o AAD?

Realizamos diversos debates aqui no Grupo CNPq UFAL PDS - Preservação Digital Sistêmica & Ged/A - Gestão Eletrônica de Documentos Arquivísticos, tanto nas oficinas como nos seminários de pesquisa e nos treinamentos que os pesquisadores do Grupo ministram, especialmente sobre as temáticas de Cadeia de Custódia Digital Arquivística e Identificação Arquivística de Documentos Digitais.

Será que ele se resume ao dossiê do discente, do aluno, que, segundo o Código de Classificação de Documentos relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFES, destacamos o código 120 – Cursos de graduação, 121 – Concepção, organização e funcionamento dos cursos de graduação, e 122 – Dossiê do Candidato (Aluno), que abrangem a maior parte da documentação relacionada aos estudantes, ou mesmo alguma ampliação funcional ou tipológica? Ou seja, reduzindo ao conjunto de documentos pessoais que comprovam a trajetória do aluno? Ou será que esse entendimento é restritivo e equivocado, simplificando indevidamente o que deveria ser a preservação da memória e das funções acadêmicas da universidade relacionando também, funcionalmente às classes ?

Este texto, resultado das nossas discussões, propõe subsídios para um debate mais amplo e uma análise crítica sobre o tema, dialogando com normas arquivísticas nacionais e internacionais, refletindo sobre a prática nas Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) e debatendo uma visão mais ampla e consistente do que deve compor o Acervo Acadêmico Digital.

AAD: Mais do que dossiês de alunos, um repositório das funções acadêmicas

O AAD, segundo a regulamentação do MEC, refere-se à guarda e preservação digital dos documentos acadêmicos. Contudo, o MEC não define claramente quais documentos compõem esse acervo, o que abre espaço para diferentes interpretações.

Algumas IFES e profissionais da área vêm reduzindo o AAD ao mero dossiê do discente: históricos, diplomas, atas de colegiado relacionadas à vida escolar do aluno, etc.
Mas será essa a única leitura possível?

Por que essa visão é problemática?

Reduz a complexidade das atividades universitárias a apenas uma função: o ensino da graduação e dissocia o tripé das universidades.
Ignora as funções de Pesquisa e Extensão, partes indissociáveis da função acadêmica, conforme o Art. 207 da Constituição Federal.
Contraria os princípios da classificação funcional arquivística, consolidada pela norma internacional ISDF (International Standard for Describing Functions, 2007) e pelos referenciais da identificação arquivística propostos pelos arquivistas madrilenhos, os referenciais dos portugueses sobre identificação arquivística em sistemas de informação e o formulário de identificação arquivística em SIDs do Grupo CNPq UFAL PDS & Ged/A.

CCD ou PCD? A confusão terminológica, que impacta também nas IFES

O Código de Classificação de Documentos (CCD) adotado pelas IFES é, na prática, um Plano de Classificação de Documentos (PCD).
Embora o nome seja "Código", ele organiza as informações em:

Funções (classes).
Subfunções (subclasses), etc.
E as Atividades em tipos documentais (embora detectemos algumas incoerências no instrumento).

Portanto, o CCD/PCD das IFES contempla as três grandes áreas da função acadêmica - o tripé:

Ensino
Pesquisa
Extensão

Reduzir o AAD ao dossiê do discente (com as ampliações que cada IFES possa fazer, tipologicamente falando, ou mesmo funcionalmente) significa, na prática, desconsiderar a documentação gerada pela Extensão e pela Pesquisa - de forma orgânica, contextual, arquivísticamente, o que não se sustenta nem juridicamente, nem arquivisticamente.

A abordagem funcional arquivística: por que importa?

Segundo a ISDF (2007), função é o conjunto de atividades realizadas por uma instituição para cumprir seus objetivos. No caso das universidades, as funções acadêmicas não se limitam a formar alunos, mas também:

Produzir conhecimento científico (Pesquisa)
Estender esse conhecimento à sociedade (Extensão), videm o caso também, e recente, da curricularização da extensão
Promover o ensino em todos os seus níveis, inclusive lato sensu, stricto sensu e cursos de extensão (Ensino)

A Identificação Arquivística proposta pelos arquivistas madrilenhos (2007 e etc.) reforça essa abordagem, defendendo que os documentos devem ser classificados e preservados a partir das funções institucionais, e não apenas a partir de processos administrativos ou dossiês individuais. Esta questão ampliamos muito em outros ensaios aqui do Grupo CNPq.

Acervo Acadêmico Digital: uma definição mais adequada

Com base nesses referenciais, podemos afirmar que o Acervo Acadêmico Digital (AAD) deve contemplar:

Os documentos de ensino, sim, incluindo os dossiês de discentes, mas também as atas de colegiados, currículos, planos de curso, etc e as outras funções finalísticas das IFES relacionadas ao tripé indissociável das IFES.
Os documentos da pesquisa, como projetos, pareceres de comitês de ética, relatórios de pesquisa, registros de propriedade intelectual, entre outros.
Os documentos da extensão, como registros de atividades extensionistas, relatórios, certificações e material de divulgação institucional.

Em outras palavras: o AAD é o conjunto de todos os documentos gerados pelas funções acadêmicas das IFES - finalísticas. Reduzi-lo a um único tipo documental composto ou classe/subclasse é um equívoco técnico e ético e que vai impactar tanto nas políticas emanadas pelo MEC para os AADs, notadamente os RDC-Arq para AAD por exemplo, mas, na preservação, acesso, segurança e cadeia de custódia digital.

Referências normativas e legais

ISDF – International Standard for Describing Functions (2007)
ISAD(G) – Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística (2000)
Grupo de Madrid (2007) – Orientaciones para la identificación de funciones
CONARQ/MEC – Código de Classificação de Documentos das IFES (CCD/PCD)
Art. 207 da Constituição Federal de 1988
Lei nº 8.159/1991 – Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados
Resolução CONARQ nº 40/2014 – Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq)
Portarias MEC nº 315/2018, nº 1.224/2019 e nº 554/2019

Autores recomendados:

Daniel Flores (UFAL) – Cadeia de custódia e preservação digital
Tânia Gava (UFES) – Classificação funcional e preservação digital
Henrique Machado dos Santos – Gestão documental e função administrativa
José Maria Jardim – Gestão da informação e ética arquivística
Inúmeros outros autores que nós também consideramos e discutimos, mas, pelo formato desta postagem, não foi possível citar todos

Conclusão: AAD é função, não é apenas processo

Conforme argumentado, o Acervo Acadêmico Digital (AAD) deve ser entendido como o repositório integral das funções acadêmicas da universidade - finalísticas (CCD FIM das IFES). Ele não se restringe ao ciclo de vida do discente de forma exclusiva, mas sim, todas as relações orgânicas e contextuais que este ciclo de vida impacta e gera e acumula registros documentais, pois a universidade é mais do que formar alunos: ela pesquisa, ela promove extensão, ela interage com a sociedade.

Negar isso é negar a própria função da universidade pública brasileira.

Assim, a defesa de um AAD que abranja todas as funções finalísticas não é apenas uma visão técnica, mas um compromisso com a memória institucional, a transparência pública e a ética da gestão documental.

Seguiremos no debate e investigando.

Prof. Daniel Flores/PPGCI/UFAL.

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