Construyendo el Glosario Maestro de AtoM en español: una propuesta terminológica para la comunidad archivística iberoamericana

Prof. Dr. Daniel Flores
Programa de Posgrado en Ciencia de la Información (PPGCI) – Universidade Federal de Alagoas (UFAL)
Coordinador del Grupo de Investigación CNPq UFAL PDS & Ged/A – Documentos Digitales: Transformación Digital de la Gestión Documental, Curaduría, Preservación, Acceso y Transparencia Activa en Cadena de Custodia Digital Archivística.

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Traducir AtoM (Access to Memory) significa mucho más que traducir una interfaz informática.

Significa interpretar conceptos archivísticos, comprender modelos internacionales de descripción, preservar la coherencia terminológica entre diferentes normas y, al mismo tiempo, producir una interfaz comprensible para miles de archivistas, bibliotecarios, museólogos, investigadores y gestores documentales de toda la comunidad iberoamericana.

Con este objetivo, durante las últimas semanas el Grupo de Investigación CNPq UFAL PDS & Ged/A ha desarrollado una nueva etapa del proceso de traducción al español de AtoM 2.11.

Pero, en esta ocasión, decidimos avanzar un paso más.

De la traducción al desarrollo de un glosario terminológico

Muy pronto comprendimos que muchas decisiones de traducción no podían resolverse únicamente mediante equivalencias lingüísticas.

Numerosos términos utilizados por AtoM representan conceptos archivísticos complejos que poseen distintas interpretaciones según el país, la tradición profesional o la norma consultada.

Por ello decidimos elaborar, paralelamente al proceso de traducción, un Glosario Maestro Español para AtoM, cuyo propósito es documentar las decisiones terminológicas adoptadas, justificar conceptualmente cada elección y ofrecer una base de referencia para futuras revisiones.

Este glosario no pretende imponer una terminología única.

Su objetivo es contribuir a la discusión técnica dentro de la comunidad archivística iberoamericana y promover una mayor coherencia conceptual en las futuras traducciones del sistema.

Una decisión metodológica importante

Es importante aclarar un aspecto fundamental de este trabajo.

En esta etapa no revisamos todas las traducciones históricas existentes en español.

Nuestro esfuerzo se concentró exclusivamente en las cadenas que todavía permanecían sin traducir dentro del proyecto.

La razón fue sencilla.

El volumen de traducciones heredadas de versiones anteriores de AtoM es muy amplio y fue producido por numerosos colaboradores a lo largo de más de una década.

Realizar una revisión integral de todas esas cadenas requiere un proyecto específico, un equipo más amplio y un tiempo considerablemente mayor.

Por ello decidimos priorizar la incorporación de traducciones para los nuevos textos de AtoM 2.11 y, paralelamente, construir un glosario que sirva como referencia para una futura normalización terminológica de toda la interfaz.

¿Cómo tomamos nuestras decisiones?

Cada término fue analizado desde una perspectiva archivística, no únicamente lingüística.

En muchos casos revisamos normas internacionales, literatura especializada, documentación técnica y publicaciones de diferentes países antes de adoptar una solución terminológica.

Las principales referencias consultadas incluyen:

• ISAD(G) — Norma Internacional General de Descripción Archivística.

• ISAAR(CPF) — Norma Internacional sobre Registros de Autoridad Archivísticos relativos a Instituciones, Personas y Familias.

• ISDF — Norma Internacional para la Descripción de Funciones.

• ISDIAH — Norma Internacional para Describir Instituciones que Custodian Fondos de Archivo.

• ISO 15489 — Información y documentación. Gestión de documentos.

• ISO 14721 (Modelo OAIS).

• PREMIS — Preservation Metadata: Implementation Strategies.

• NEDA y CNEDA (España).

• documentación técnica de Iberarchivos.

• literatura archivística española.

• literatura archivística latinoamericana.

• publicaciones sobre preservación digital, curaduría digital y gestión documental.

En aquellos casos donde existían diferencias conceptuales entre la tradición española y la latinoamericana, buscamos soluciones que preservaran el significado archivístico original y favorecieran la interoperabilidad internacional.

Algunos ejemplos

Uno de los debates más importantes estuvo relacionado con el término Repository.

Después de revisar la documentación de ISDIAH, literatura archivística y el propio modelo conceptual de AtoM, entendimos que traducirlo simplemente como Repositorio o Institución archivística podía generar ambigüedades.

Por ello adoptamos provisionalmente Entidad custodiante, por considerar que expresa con mayor precisión la función institucional de custodia ejercida por la organización responsable de los documentos.

Otro ejemplo fue Record.

Tras analizar la ISO 15489 y la literatura archivística internacional, optamos por Documento de archivo, evitando soluciones excesivamente literales que podrían generar confusión conceptual.

También discutimos ampliamente el término Arrangement.

Aunque inicialmente surgió la posibilidad de utilizar Clasificación, el análisis de ISAD(G), la tradición archivística y la diferencia conceptual entre organización intelectual de fondos y clasificación funcional nos llevó a adoptar Organización archivística, reservando Clasificación para Classification.

En el caso de Finding Aid, decidimos utilizar Instrumento de descripción.

Sabemos que en distintos países también se utilizan expresiones como instrumento de consulta o instrumento descriptivo. Sin embargo, entendemos que Instrumento de descripción representa mejor el conjunto de instrumentos previstos por las normas internacionales de descripción archivística y resulta suficientemente amplio para los diferentes contextos de uso de AtoM.

Finalmente, uno de los debates más enriquecedores giró en torno a Digital Object.

Optamos por mantener Objeto digital, considerando que AtoM describe tanto documentos nacidos digitales como representantes digitales de documentos analógicos y componentes digitales asociados.

Reducir este concepto únicamente a representación digital limitaría innecesariamente el alcance archivístico del modelo.

Un glosario vivo

Todas estas decisiones deben entenderse como propuestas fundamentadas.

La Archivística evoluciona.

Las normas evolucionan.

También evoluciona el propio AtoM.

Por ello concebimos este glosario como un documento vivo, sujeto a revisión permanente y abierto a nuevas contribuciones.

Invitación a la comunidad

Nos gustaría invitar a la comunidad internacional de usuarios de AtoM —especialmente archivistas, investigadores, docentes y estudiantes de América Latina, España y Portugal— a participar en esta construcción colectiva.

Toda observación fundamentada en normas archivísticas, publicaciones especializadas o experiencias institucionales será muy bienvenida.

Nuestro objetivo no es establecer verdades definitivas.

Nuestro objetivo es construir, de manera colaborativa, una terminología archivística sólida, coherente y técnicamente fundamentada que fortalezca la calidad de AtoM para toda la comunidad iberoamericana.

La traducción de AtoM no consiste únicamente en cambiar palabras de un idioma a otro.

Consiste en preservar el significado de los conceptos archivísticos que sustentan la gestión documental, la descripción, la preservación digital y el acceso al patrimonio documental.

Y precisamente por eso decidimos comenzar este camino con la construcción de un Glosario Maestro.

Creemos que será una de las contribuciones más duraderas que nuestro grupo de investigación podrá ofrecer a la comunidad internacional de AtoM.