Caderno Técnico nº 1 Dados Elaboradores em Arquivos de Engenharia: enriquecendo documentos arquivísticos digitais no Archivematica (RDC-Arq) Parte 3 – Estratégias de organização dos SIP no Archivematica

 

Caderno Técnico nº 1

Dados Elaboradores em Arquivos de Engenharia: enriquecendo documentos arquivísticos digitais no Archivematica (RDC-Arq)

Parte 3 – Estratégias de organização dos SIP no Archivematica

Após compreender a natureza dos Dados Elaboradores e sua relação com os diferentes Tipos Documentais de Engenharia, surge uma questão prática de grande importância:

Como organizar esses documentos dentro do Archivematica?

Essa pergunta não possui uma única resposta.

O Archivematica oferece diferentes possibilidades de organização dos Submission Information Packages (SIP), permitindo que cada instituição adapte a estrutura do pacote às suas necessidades arquivísticas.

Mais importante do que definir uma estrutura única é compreender que a organização do SIP também constitui uma decisão arquivística.

Ela influenciará diretamente a forma como o documento será preservado, representado no arquivo METS, reconstruído posteriormente pelo AtoM e compreendido pelos futuros usuários do acervo.

Sob essa perspectiva, apresentamos quatro estratégias que poderão ser utilizadas durante a implementação de um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) voltado para Arquivos de Engenharia.

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Cenário 2 – Organização utilizando o nível "Dados Elaboradores"

Uma primeira estratégia consiste em enriquecer o próprio modelo descritivo utilizado pelo AtoM.

Conforme discutido no Caderno Técnico anterior, o Archivematica obtém seus níveis de descrição diretamente do AtoM por meio da opção Fetch levels of description.

Isso significa que a instituição pode personalizar previamente os níveis de descrição arquivística existentes no AtoM, sincronizando posteriormente essas alterações com o Archivematica.

Além dos níveis tradicionais previstos pela ISAD(G), como Fundo, Seção, Série, Subsérie, Unidade Documental Composta e Unidade Documental Simples, torna-se possível incorporar níveis específicos para determinadas realidades institucionais.

Nos Arquivos de Engenharia, uma alternativa interessante consiste em criar o nível:

Dados Elaboradores

Esse novo nível passará a aparecer automaticamente no Archivematica após a sincronização dos níveis de descrição.

Durante a etapa Appraisal, a estrutura poderá ser organizada da seguinte forma:

Fundo

   Série

      Tipo Documental

         Unidade Documental Composta

            Documento de Manifestação
                 Projeto Executivo.pdf

            Dados Elaboradores
                 Projeto Executivo.dwg
                 Projeto Executivo.rvt
                 Projeto Executivo.ifc
                 MemorialCalculo.xlsx
                 MemorialDescritivo.docx
                 LevantamentoTopografico.las

Quando o DIP for posteriormente enviado ao AtoM, toda essa organização será reconstruída automaticamente por meio da logical structMap registrada no arquivo METS.

O usuário visualizará claramente que o PDF representa a manifestação oficialmente aprovada, enquanto os demais documentos representam os elementos técnicos produzidos durante sua elaboração.

Essa estratégia amplia significativamente a capacidade de interpretação do documento preservado.

Ao invés de visualizar apenas um arquivo PDF, o pesquisador poderá compreender toda a estrutura documental que participou da construção daquele documento arquivístico.

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Cenário 3 – SIP previamente conformado

Outra possibilidade consiste em organizar completamente o SIP antes de sua ingestão pelo Archivematica.

Essa estratégia é particularmente interessante quando os documentos já são produzidos por sistemas informatizados que respeitam uma organização documental previamente definida.

Nesse caso, o arquivista poderá estruturar previamente o SIP utilizando diretórios representativos da organização arquivística desejada.

Por exemplo:

SIP

   Projeto Executivo

      Documento de Manifestação

            Projeto Executivo.pdf

      Dados Elaboradores

            CAD

                  Projeto Executivo.dwg
                  Projeto Executivo.dxf

            BIM

                  Projeto Executivo.rvt
                  Projeto Executivo.ifc

            Cálculos

                  MemorialCalculo.xlsx

            Memoriais

                  MemorialDescritivo.docx

            Geoprocessamento

                  BaseCartografica.gpkg

            Levantamentos

                  NuvemPontos.las

            Fotografias

                  IMG001.tif
                  IMG002.tif

Observe que essa estrutura já incorpora uma organização intelectual antes mesmo da entrada no Archivematica.

Durante a etapa Appraisal, o trabalho do arquivista torna-se significativamente mais simples.

Será necessário apenas verificar a estrutura, ajustar eventuais inconsistências e atribuir os níveis de descrição arquivística correspondentes a cada diretório.

Essa abordagem reduz o tempo de ingestão e favorece processos automatizados de preservação digital.

Entretanto, ela pressupõe que o produtor documental já possua uma cultura consolidada de organização arquivística.

Na prática institucional, essa situação ainda não representa a realidade da maioria das organizações.

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Cenário 4 – Organização construída durante o Appraisal

Na maior parte dos casos, os documentos chegam ao Repositório Arquivístico Digital Confiável sem qualquer organização intelectual consistente.

É comum receber conjuntos de arquivos contendo dezenas ou centenas de documentos distribuídos em diretórios criados pelos próprios projetistas.

Frequentemente encontram-se estruturas como:

Projeto Final

   Nova Pasta

      Revisão

         Arquivos Novos

             Final

                  ProjetoNovo_Final_Versao03_Final_Final.pdf

Embora esse tipo de organização possa ser suficiente durante a execução do projeto, ela não atende aos princípios arquivísticos necessários para preservação permanente.

É justamente nesse contexto que a etapa Appraisal do Archivematica assume enorme importância.

Muito além de uma simples etapa de preparação do SIP, o Appraisal pode ser compreendido como um ambiente de organização arquivística.

Durante essa etapa o arquivista poderá:

• reorganizar diretórios;

• criar novas estruturas;

• agrupar documentos relacionados;

• separar documentos de manifestação e Dados Elaboradores;

• eliminar redundâncias;

• atribuir níveis de descrição arquivística;

• representar intelectualmente as relações entre os documentos.

Na prática, o Appraisal permite construir a representação arquivística do SIP antes de sua preservação definitiva.

Essa organização será posteriormente registrada no arquivo METS e utilizada tanto para geração do AIP quanto para reconstrução da estrutura descritiva durante a importação do DIP pelo AtoM.

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A organização arquivística como parte da preservação

Um aspecto frequentemente negligenciado nos projetos de preservação digital consiste em considerar a organização documental apenas como uma atividade preparatória.

Na realidade, a organização intelectual realizada durante a preparação do SIP passa a integrar o próprio objeto preservado.

Quando o Archivematica registra essa estrutura no arquivo METS, ela deixa de ser apenas uma organização temporária de diretórios.

Passa a constituir parte integrante da representação arquivística preservada pelo Repositório Arquivístico Digital Confiável.

Isso significa que a forma como o arquivista organiza o SIP influenciará diretamente:

• a estrutura do AIP;

• a representação da cadeia de custódia;

• a organização descrita no METS;

• a reconstrução da descrição arquivística no AtoM;

• a compreensão futura do documento pelos usuários.

Sob a perspectiva da Preservação Digital Sistêmica (PDS), organizar um SIP não representa apenas preparar arquivos para ingestão.

Representa preservar relações documentais.

Representar contextos de produção.

Evidenciar vínculos funcionais.

Documentar a gênese documental.

Fortalecer a autenticidade.

E ampliar significativamente a capacidade futura de interpretação dos documentos arquivísticos digitais.

Essa talvez seja uma das maiores contribuições do Archivematica para os Arquivos de Engenharia: permitir que a preservação digital deixe de concentrar-se exclusivamente nos arquivos e passe a preservar, de maneira explícita e estruturada, o contexto arquivístico que lhes atribui significado.