Planos de Classificação - PCD

 Plano de Classificação de Documentos (PCD): O Instrumento Essencial para a Gestão Arquivística

O Plano de Classificação de Documentos (PCD) é um instrumento arquivístico fundamental para a organização e gestão eficaz de qualquer arquivo.

O que é o PCD?

O Plano de Classificação de Documentos, também chamado de código de classificação ao receber codificação numérica, é um esquema que distribui documentos em classes. Ele é elaborado após um estudo aprofundado das estruturas e funções da instituição e da análise dos documentos que ela produz.

Basicamente, classificar é ordenar os documentos em grupos que podem ser reunidos por função ou atividade. O PCD organiza, em um plano intelectual, os tipos documentais produzidos ou recebidos, estruturando-os de forma hierárquica por meio de unidades de classificação.

Por que o PCD é crucial?

A classificação é considerada uma tarefa essencial para a eficiência na administração de documentos correntes. Sua correta aplicação proporciona diversos benefícios à instituição:

1. Gestão e Acesso: O PCD possibilita a gestão, o acesso e a localização rápida dos documentos.

2. Recuperação e Segurança: Permite a recuperação e a seguridade das informações.

3. Racionalização de Processos: Agiliza processos arquivísticos cruciais, como a avaliação, seleção, eliminação, transferência e recolhimento de documentos.

4. Relação Orgânica: Ajuda a manter a relação orgânica (inter-relação) entre os documentos, pois reflete as atividades e funções da organização.

Como o PCD é construído?

A construção do PCD deve sempre ter como base os princípios arquivísticos, em especial o princípio de proveniência ou de respeito aos fundos.

Entre as metodologias de classificação, o método funcional é o mais utilizado pelas instituições brasileiras e é considerado o mais adequado para as necessidades dos mais variados tipos de arquivos. O método funcional representa as funções institucionais na estrutura do plano de classificação. Outros métodos que podem ser utilizados incluem a classificação organizacional/estrutural e por assunto.

Ao aplicar o PCD, é importante que o profissional:

• Identifique a ação ou atividade registrada no documento.

• Localize essa ação no plano de classificação.

• Verifique se a atividade é apropriada à unidade que gerou o documento.

Em resumo, a escolha do método de classificação e sua estrutura devem ser coerentes e compatíveis com o contexto da instituição para evitar problemas futuros na recuperação de documentos e garantir a eficiência da gestão documental.

Fontes:

PADILHA, Tamara de Souza; SPUDEIT, Daniela. Plano de classificação de documentos: análise das metodologias utilizadas por instituições brasileiras. Revista Brasileira de Biblioteconomia e Documentação, São Paulo, v. 10, n. 2, p. 121-143, jul./dez. 2014.

https://www.gov.br/conarq/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/Portaria_47_CCD_TTD_poder_executivo_federal_2020_instrumento.pdf

https://www.gov.br/conarq/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/EARQV203MAI2022.pdf

https://proged.es.gov.br/Media/Proged/Informativos/informativo%20proged_006.pdf

https://pt.wikipedia.org/wiki/Plano_de_classificação_documental

OLIVEIRA, Maria Izabel de. Classificação e avaliação de documentos: normalização dos procedimentos técnicos de gestão de documentos. Acervo, Rio de Janeiro, v. 20, n. 1-2, p. 125-147, jan./dez. 2007.