PGD - Programa de Gestão de Documentos

 O que é o Programa de Gestão de Documentos (PGD)?

O Programa de Gestão de Documentos (PGD) é um conjunto integrado e articulado de atividades, ações e procedimentos adotados por uma organização para gerenciar de maneira eficiente seus documentos arquivísticos.

Sua finalidade é implementar diretrizes e procedimentos que estejam em conformidade com a legislação arquivística e as boas práticas de gestão de documentos.

Como o PGD funciona?

O PGD atua controlando e racionalizando o ciclo de vida dos documentos. Este ciclo abrange todas as fases pelas quais um documento passa:

1. Produção (elaboração e recebimento).

2. Utilização/Tramitação (uso e arquivamento em fase corrente e intermediária).

3. Destinação (avaliação para eliminação ou recolhimento para guarda permanente).

A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos técnicos que envolve a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento, visando a sua eliminação ou o recolhimento para guarda permanente.

Principais Objetivos do PGD

A implementação de um Programa de Gestão de Documentos traz benefícios importantes para a instituição, tais como:

• Controle e Racionalização: Controlar os documentos arquivísticos desde a produção e racionalizar seu ciclo de vida.

• Otimização de Recursos: Otimizar o uso de recursos humanos, materiais e financeiros.

• Acesso e Preservação: Garantir o acesso aos documentos a qualquer tempo e aplicar estratégias de preservação pelo tempo necessário.

• Destinação Adequada: Possibilitar a eliminação adequada de documentos que não têm mais valor administrativo, ou o recolhimento daqueles de guarda permanente.

Em suma, o PGD é uma ferramenta essencial que garante que os documentos arquivísticos sejam confiáveis, autênticos e acessíveis, servindo como evidência das atividades e apoiando a continuidade das ações institucionais e a transparência pública.

Fontes:

https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/publicacoes/Guiadegestaodedocumentos.pdf

https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-documentos/orientacao-tecnica-1/programa-de-gestao-de-documentos

https://www.gov.br/conarq/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/EARQV203MAI2022.pdf