(Código de Classificação de Documentos - CCD)

 O que é o Código de Classificação de Documentos (CCD)?

O Código de Classificação de Documentos (CCD) é um instrumento técnico fundamental e essencial da gestão de documentos. Ele é utilizado para classificar todos os documentos de arquivo, sejam eles produzidos ou acumulados pelos setores de uma instituição.

O que o CCD faz?

A classificação é definida como a sequência de operações técnicas que visa agrupar os documentos de arquivo. Este agrupamento é feito ao relacionar os documentos com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável pela sua criação e acumulação.

O principal objetivo do CCD é permitir a organização lógica dos documentos de um arquivo, refletindo as funções e atividades da instituição.

A estrutura do Código de Classificação é hierárquica, utilizando níveis como Classes, Subclasses, Grupos e Subgrupos. Essa estrutura busca agrupar os documentos de acordo com o assunto, do mais geral para o mais específico.

Por que o CCD é importante?

A utilização correta do CCD traz benefícios cruciais para a administração pública e para a gestão documental:

1. Recuperação do Contexto: Possibilita a recuperação do contexto original de produção dos documentos.

2. Padronização e Agilidade: Garante a padronização da denominação dos documentos e confere maior agilidade no acesso às informações registradas.

3. Suporte à Avaliação: Fornece subsídios essenciais para a avaliação dos documentos, facilitando a definição de sua destinação final (guarda permanente ou eliminação).

4. Relação Orgânica: Estabelece o vínculo orgânico e a coerência entre os documentos que registram uma mesma atividade.

É importante ressaltar que a classificação dos documentos deve ocorrer no ato de sua criação ou recebimento para evitar a acumulação desordenada. O CCD, juntamente com a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), que define os prazos de guarda e a destinação final, são os instrumentos técnicos que garantem a gestão eficiente e a preservação da memória institucional.

Fontes:

https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-documentos/orientacao-tecnica-1/codigo-de-classificacao-e-tabela-de-temporalidade-e-destinacao-de-documentos-de-arquivo/ccd_ttdd_ministerio_planejamento_desenvolvimento_e_gestao.pdf

https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-documentos/orientacao-tecnica-1/codigo-de-classificacao-e-tabela-de-temporalidade-e-destinacao-de-documentos-de-arquivo/AN_CCD_TTD_versaofinal_reviso_COGED_SET2822_v3.pdf

http://arquivistica.fci.unb.br/wp-content/uploads/tainacan-items/476350/838935/56384-1.pdf