Construyendo un Glosario Archivístico para AtoM en español: una invitación a la comunidad iberoamericana

Prof. Dr. Daniel Flores
Profesor e Investigador – Programa de Posgrado en Ciencia de la Información (PPGCI) – Universidade Federal de Alagoas (UFAL)
Coordinador del Grupo de Investigación CNPq UFAL PDS & Ged/A – Documentos Digitales: Transformación Digital de la Gestión Documental, Curaduría, Preservación, Acceso y Transparencia Activa en Cadena de Custodia Digital Archivística.

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La traducción de una plataforma como AtoM (Access to Memory) plantea un desafío que va mucho más allá de la traducción de palabras o frases.

AtoM es una plataforma construida sobre normas archivísticas internacionales, modelos conceptuales de gestión documental y preservación digital, además de una terminología desarrollada durante décadas por la comunidad archivística internacional.

Por ello, cada decisión terminológica representa también una decisión conceptual.

Durante el proceso de traducción de la versión española de AtoM 2.11, el Grupo de Investigación CNPq UFAL PDS & Ged/A decidió desarrollar, paralelamente a la traducción de las nuevas cadenas del sistema, un primer Glosario Maestro Español, cuyo objetivo es servir de referencia para futuras revisiones terminológicas y contribuir a la armonización del español utilizado en AtoM.

Es importante destacar que, en esta etapa, no revisamos todas las traducciones históricas existentes en español. Nuestro trabajo se concentró principalmente en las cadenas que aún permanecían sin traducción. Sin embargo, este proceso permitió identificar numerosas inconsistencias terminológicas heredadas de distintas versiones y realizadas por diferentes colaboradores a lo largo de los años.

Precisamente por ello nació la necesidad de construir un glosario de referencia.

¿Por qué un glosario?

Las traducciones colaborativas evolucionan con el tiempo.

Nuevos colaboradores ingresan al proyecto, cambian las normas archivísticas, aparecen nuevas tecnologías y también evolucionan los conceptos utilizados por la propia comunidad profesional.

Como consecuencia, un mismo término puede aparecer traducido de distintas maneras dentro de la interfaz.

Nuestro propósito no fue imponer una terminología única, sino iniciar un proceso de reflexión archivística que permita construir una mayor coherencia conceptual para la comunidad iberoamericana.

¿Qué fuentes utilizamos?

Cada término fue objeto de análisis documental y discusión colectiva.

Entre las principales referencias consultadas se encuentran:

• ISAD(G);

• ISAAR(CPF);

• ISDF;

• ISDIAH;

• ISO 15489;

• Modelo OAIS (ISO 14721);

• PREMIS;

• NEDA y CNEDA (España);

• documentación de Iberarchivos;

• literatura archivística española;

• literatura archivística latinoamericana;

• publicaciones sobre preservación digital, gestión documental y curaduría digital.

Nuestro objetivo fue buscar puntos de convergencia entre la tradición archivística española y las diferentes experiencias latinoamericanas.

Algunos debates terminológicos

Durante las reuniones del grupo surgieron numerosas discusiones que ilustran la complejidad del trabajo.

Repository

Uno de los términos más debatidos fue Repository.

Las traducciones históricas incluían alternativas como:

• Repositorio;

• Institución archivística;

• Entidad custodiante;

• otras variantes utilizadas en distintos contextos.

Tras revisar la bibliografía, las normas ISDIAH y la documentación archivística española y latinoamericana, optamos provisionalmente por Entidad custodiante.

Consideramos que esta expresión representa mejor la función institucional de custodia y, además, evita confundir Repository con Archival Institution, conceptos que no siempre son equivalentes.

No obstante, reconocemos que este es uno de los temas que más merece ser discutido por la comunidad.

Archival Institution

Para Archival Institution mantuvimos Institución archivística.

Entendemos que ambos conceptos deben permanecer diferenciados:

• una institución archivística puede ejercer funciones archivísticas;

• una entidad custodiante identifica específicamente a la organización responsable de la custodia de documentos.

Esta distinción permite mayor precisión conceptual en diferentes contextos de uso de AtoM.

Record

Otro debate importante se centró en el término Record.

Finalmente optamos por Documento de archivo, evitando traducciones demasiado literales o ambiguas.

Consideramos que esta solución mantiene coherencia con la tradición archivística iberoamericana y con el uso consolidado en las normas internacionales.

Arrangement

Uno de los debates más interesantes fue el relacionado con Arrangement.

Inicialmente surgieron dos posibilidades:

• Organización archivística;

• Clasificación.

Después de revisar la literatura especializada y las normas internacionales, entendimos que Arrangement corresponde al proceso archivístico desarrollado sobre fondos documentales ya organizados intelectualmente y, por tanto, no puede confundirse con la clasificación archivística aplicada durante la gestión documental.

Por ello optamos por Organización archivística, reservando Clasificación para Classification.

Finding Aid

También discutimos ampliamente la traducción de Finding Aid.

Aunque en diferentes países existen expresiones como instrumento de consulta o instrumento descriptivo, decidimos utilizar Instrumento de descripción, por considerarlo más coherente con las normas internacionales de descripción archivística y suficientemente amplio para los distintos contextos de uso.

Digital Object

Otro punto importante fue Digital Object.

Consideramos que Objeto digital representa mejor el modelo conceptual de AtoM que alternativas como representación digital.

AtoM no gestiona únicamente representantes digitales de documentos analógicos; también describe documentos nacidos digitales y otros componentes digitales asociados a los documentos de archivo.

Por ello, mantener el concepto de objeto digital proporciona una base más amplia y consistente para la descripción archivística y la preservación digital.

Un glosario en construcción

Todas estas decisiones deben entenderse como propuestas fundamentadas, no como posiciones definitivas.

La Archivística evoluciona constantemente y también evolucionan sus conceptos.

Por ello, concebimos este glosario como un documento vivo, abierto a la revisión permanente y al diálogo entre profesionales de distintos países.

Invitación a la comunidad

Nos gustaría que este trabajo dejara de ser una iniciativa de un único grupo de investigación y se transformara en un esfuerzo verdaderamente colaborativo.

Invitamos a archivistas, investigadores, docentes, estudiantes e instituciones de España, Portugal y América Latina a participar en esta discusión.

Toda contribución fundamentada en normas, literatura especializada, experiencias institucionales o investigaciones será bienvenida.

Creemos que construir una terminología común fortalecerá no solamente la traducción de AtoM, sino también la interoperabilidad, la formación profesional y la cooperación archivística en el espacio iberoamericano.

El glosario no pretende cerrar debates.

Al contrario.

Pretende abrirlos de manera rigurosa, documentada y colaborativa.

Porque traducir AtoM significa, en realidad, construir conjuntamente el lenguaje archivístico con el que describiremos, preservaremos y daremos acceso al patrimonio documental digital de nuestras instituciones.