Definindo os níveis de descrição no Archivematica para envio de DIPs ao AtoM

Um dos recursos mais importantes — e, ao mesmo tempo, menos explorados — da aba Appraisal do Archivematica é a possibilidade de definir os níveis de descrição arquivística que serão utilizados quando um DIP (Dissemination Information Package) for enviado ao AtoM.

Essa funcionalidade permite que a estrutura intelectual construída durante o arranjo documental seja preservada e reproduzida automaticamente no AtoM, evitando descrições planas e mantendo a organização arquivística prevista pelos princípios da descrição multinível.

Antes de tudo: configure o AtoM

Existe um detalhe que costuma passar despercebido.

Os níveis de descrição que aparecem no Archivematica não são fixos. Eles são obtidos diretamente do AtoM.

Antes de utilizar esta funcionalidade, é necessário configurar corretamente a integração entre os dois sistemas na área de Administração do Archivematica, utilizando a opção Fetch levels of description.

Essa operação faz com que o Archivematica consulte o AtoM e importe todos os níveis de descrição cadastrados naquele ambiente.

Isso significa que qualquer personalização realizada no AtoM será automaticamente disponibilizada no Archivematica.

Por exemplo, se sua instituição criou níveis adicionais como:

• Grupo;

• Série Funcional;

• Subsérie Funcional;

• Tipo Documental;

• Dossiê Digital Permanente;

todos esses níveis passarão a aparecer na lista de seleção durante o processo de arranjo do SIP.

Em outras palavras:

o Archivematica utiliza exatamente os níveis de descrição existentes no AtoM.

Por isso, a configuração do AtoM deve ser realizada antes da preparação dos SIPs e, principalmente, antes da geração dos DIPs destinados à plataforma de acesso.

A relação com a ISAD(G)

Essa funcionalidade implementa, na prática, a lógica da descrição arquivística multinível prevista pela ISAD(G).

Durante o arranjo do SIP, cada diretório ou objeto digital pode receber um nível de descrição correspondente à posição que ocupa na hierarquia arquivística.

Dependendo da estrutura adotada pela instituição, poderão ser utilizados níveis como:

• Fundo;

• Seção;

• Subseção;

• Série;

• Subsérie;

• Dossiê;

• Processo;

• Item Documental.

Quando o DIP for enviado ao AtoM, essa estrutura será utilizada para construir automaticamente a árvore hierárquica da descrição arquivística.

O Archivematica registra essa organização dentro do arquivo METS por meio da logical structMap, que representa a estrutura lógica do acervo e será interpretada pelo AtoM durante a importação.

O resultado é uma descrição consistente com os princípios da ISAD(G), preservando o contexto de produção e as relações hierárquicas entre os documentos.

O que acontece se nenhum nível for definido?

Caso nenhum nível de descrição seja atribuído durante o arranjo do SIP, o comportamento do AtoM será bastante diferente.

Todos os objetos digitais serão importados como descrições-filhas diretamente da descrição de destino.

Na prática, ocorre um "achatamento" da estrutura arquivística.

Além disso, quando um objeto digital não recebe explicitamente um nível de descrição, o AtoM atribui automaticamente o nível Item.

Embora isso permita a importação do DIP, perde-se completamente a organização multinível da descrição arquivística.

Por esse motivo, recomenda-se sempre realizar o arranjo e atribuir os níveis correspondentes antes da criação do SIP.

O nível "Tipo Documental": um elemento estratégico

Entre todos os níveis possíveis, existe um que consideramos absolutamente fundamental para projetos de gestão documental e preservação digital: Tipo Documental.

Nossa proposta consiste em utilizar esse nível como o último contêiner intelectual imediatamente anterior ao objeto digital.

Esse contêiner corresponde, na prática, ao elemento terminal do Plano de Classificação de Documentos (PCD).

Ou seja, cada Tipo Documental representa exatamente uma classe documental prevista no plano de classificação.

Dessa forma, o código de classificação do PCD pode ser associado diretamente ao nível Tipo Documental, estabelecendo uma ligação explícita entre:

• a classificação documental;

• a descrição arquivística;

• a preservação digital;

• e a plataforma de acesso.

Com isso, a estrutura enviada pelo Archivematica ao AtoM deixa de representar apenas uma organização física de diretórios e passa a refletir a organização intelectual dos documentos produzidos pela instituição.

Essa abordagem fortalece a interoperabilidade entre os instrumentos arquivísticos e aproxima a classificação documental, a descrição, a preservação digital e o acesso em um único fluxo integrado.

Fluxo recomendado

Nossa recomendação é seguir sempre esta sequência:

1. Configurar e personalizar os níveis de descrição no AtoM;

2. Executar o Fetch levels of description no Archivematica;

3. Organizar o SIP na aba Appraisal → Arrange;

4. Atribuir os níveis de descrição a cada diretório ou objeto digital;

5. Criar o SIP;

6. Gerar o DIP;

7. Enviar o DIP ao AtoM.

Seguindo esse fluxo, o AtoM reconstruirá automaticamente a estrutura hierárquica da descrição arquivística a partir das informações registradas pelo Archivematica, preservando a organização multinível prevista pela ISAD(G) e garantindo maior consistência entre classificação, descrição, preservação e acesso aos documentos arquivísticos digitais.

Nossa recomendação: personalize previamente os níveis de descrição do AtoM para refletir a realidade institucional. Em especial, considere a inclusão do nível Tipo Documental, que permite representar diretamente as classes terminais do Plano de Classificação de Documentos (PCD), estabelecendo uma conexão natural entre classificação arquivística, Cadeia de Custódia Digital Arquivística (CCDA), preservação digital sistêmica e acesso por meio de Plataformas Arquivísticas de Transparência Ativa acordes ao Modelo OAIS (ISO 14721 – RDC-Arq). 

Prof. Daniel Flores/Grupo CNPq UFAL PDS & Ged/A

Curso de Archivematica - RDC-Arq.